Tres pasos para reducir costes con software de nómina

Tras la pandemia de COVID-19, las empresas ya no pueden permitirse ignorar la nómina a la hora de buscar formas nuevas de reducir costes e impulsar la productividad. Según un estudio reciente de CIO Dive, «con la COVID-19, el 66 % de los responsables de la toma de decisiones se centró en la optimización de los costes, mientras que el 34 % priorizó la eficiencia operativa».[1]

Puede que sorprenda considerar la nómina un factor clave en estos términos, pero el hecho es que ya hace tiempo que ha dejado de ser una simple tarea de oficina. Ahora, la nómina es cada vez más el centro neurálgico de las empresas con visión de futuro, ya que conecta RR.HH. con IT, finanzas y otras funciones clave. La respuesta ante esta nueva función estratégica de la nómina no es otra que usar potentes soluciones de software de nómina basadas en la nube. Esto permite a las empresas recortar costes mediante la automatización de las tareas administrativas manuales, la digitalización de las tareas en papel y la consolidación de los datos del equipo humano.

Cómo funciona el software de nómina

El software de nómina basado en la nube simplifica el procesamiento de la nómina al automatizar y optimizar las tareas administrativas más repetitivas y tediosas que, si se hacen de forma manual, pueden dar pie a errores. Esto evita que los equipos de RR.HH. tengan que responder consultas rutinarias y puedan centrarse en iniciativas más estratégicas, como captar empleados y mantenerles motivados.

Ventajas del software de nómina

Automatizar la nómina mediante un software en la nube ofrece numerosas ventajas a cualquier empresa, también la tuya. Por ejemplo:

• Una reducción de la carga en cuanto a la conformidad normativa y la legislación fiscal
• La integración de nómina y RR.HH. para simplificar los procesos administrativos
• Una mejor experiencia de los empleados al usar una solución unificada
• Una reducción de los costes de sistemas gracias a un solo proceso optimizado de datos y flujo de trabajo

A pesar de lo atractiva que resulta la idea de un software de nómina en la nube, muchas empresas siguen manteniendo sus procedimientos habituales y software interno.

Por qué las empresas necesitan un software de nómina en la nube

Debido a los elevados costes periódicos que supone, gestionar la nómina con un sistema interno se ha convertido en un proceso caro y poco práctico para muchas empresas. Esto es así especialmente ahora que las empresas están intentando salir adelante en el contexto de una pandemia global que ha supuesto un duro golpe para la economía y ha dejado claro que muchos sistemas de nómina, durante mucho tiempo ignorados y sin inversión suficiente, no cumplen su cometido. A modo de ejemplo, en una multinacional estándar se utilizan 32 sistemas de nómina diferentes, lo que se traduce en altos costes de personal, complejidad de los sistemas y falta de integración.[2]

Si bien es cierto que se requiere una inversión inicial, pasar de un software de nómina en las instalaciones a otro basado en la nube supone un ahorro medio de entre un 15 y un 35 por ciento.[3] Un estudio reciente encargado por ADP a Forrester Consulting reveló que, al evaluar el impacto económico total de la migración al software ADP Global Payroll software, las empresas obtenían un retorno de la inversión (ROI) del 134 por ciento con una amortización en 12 meses.[4]

Tres formas en las que un software de nómina puede recortar costes

Supongamos que decides lanzarte e invertir en un software de nómina basado en la nube. En una guía reciente sobre la transformación de la nómina, ADP identificó tres pasos para optimizar la gestión de la nómina que pueden reducir los costes:[5]

Fase 1: Optimización	Fase 2: Visibilidad	Fase 3: Agilidad
Elimina las ineficiencias de costes y encuentra la forma de simplificar tu solución para la nómina.	Haz cambios que permitan compartir los datos vinculados a la nómina en toda la organización para fortalecer la colaboración y la toma de decisiones.	Flexibiliza tu solución de nómina para poder adaptarte a las nuevas formas de trabajar.
Eliminación de la complejidad a largo plazo.	Visibilidad total sobre los gastos.	Flexibilidad en el negocio principal.
Simplificación y modernización de los procesos.	Gestión estratégica del efectivo.	Conformidad con la normativa local y reducción de riesgos globales.
Aumento de la productividad de los equipos.	Modelos, previsiones e informes precisos.	Continuidad en los pagos de todo el equipo humano.
Mayor rentabilidad.	Obtención de información valiosa.	Adaptación al entorno del negocio y la normativa.

Cómo reducir los costes de la nómina en tu propia organización

Puede ser complicado saber por dónde empezar a la hora de transformar la gestión de la nómina, pero si priorizas estos objetivos, empezarás a ver mejoras operativas y financieras en la empresa:

• Automatiza las tareas que lleven más tiempo: imagina que tu solución de software de nómina pudiera aliviar la carga administrativa del personal y los managers. Gracias a la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, ahora resulta sencillo automatizar un gran número de tareas relacionadas con la nómina y RR.HH., como la recogida de datos, el seguimiento del tiempo, la gestión de las ausencias y los horarios. La automatización permite realizar informes, análisis y previsiones en tiempo real para que los directivos dispongan de los datos del equipo humano para gestionar mejor el personal.
• Digitaliza las tareas en papel: una empresa descubrió que el equipo de nómina invertía un 40 por ciento de su tiempo[6]  en tareas como escanear e imprimir documentos. La digitalización de estos procesos ahorra costes asociados al almacenamiento y la seguridad de los documentos en papel.
• Añade más funciones a tu sistema de nómina: integrar políticas como el reembolso de gastos y el tiempo libre remunerado, en lugar de gestionarlas en sistemas separados, podría ahorrar a tus equipos una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo.
• Consolida los informes y los análisis de datos: en lugar de recurrir a varios proveedores, con el software de nómina basado en la nube se obtiene una visión consolidada fiable del gasto en nómina en todos los lugares en los que opera la empresa. Tener una única vista unificada es crucial para detectar tendencias en el equipo humano, para los informes y los análisis de datos y para respaldar una toma de decisiones más estratégica.[7]

Las ventajas de la consolidación

Consolidar las plataformas de nómina no solo aumenta la visibilidad de todos los costes de la empresa, sino que convierte a la nómina en una fuente de datos estratégicos que permite actuar frente a las tendencias y los datos. Además, si los datos están consolidados en un solo lugar, dejas de pagar por software que no utilizas.[8]

Las consolidación aporta muchas otras ventajas en cuanto a ahorro, por ejemplo:[9]

Simplificación de los sistemas para cumplir la normativa y mejorar los resultados

• Ahorra tiempo y dinero.
• Reduce los costes y la complejidad de manejar diversos servicios.
• Reduce y controla los costes.
• Supervisa y recopila datos de forma más sencilla.
• Obtén informes actualizados de forma más fácil.
• Mantente al día de la normativa sobre la nómina y evita costosas multas.

Refuerzo de los procesos para una mayor flexibilidad operativa y la optimización de los gastos

• Gestiona los recursos con más eficacia.
• Obtén información sobre nómina y RR.HH. añadiendo aplicaciones a una plataforma abierta para compartir datos.
• Adapta la solución ampliándola o reduciéndola según tus necesidades.
• Mejora la gestión estratégica de costes.
• Reduce los costes del equipo humano y simplifica la administración.
• Obtén una visibilidad total para detectar gastos excesivos y suavizar los riesgos del incumplimiento normativo.

Ajuste de las operaciones para impulsar la rentabilidad y mejorar la toma de decisiones

• Aprovecha las oportunidades de crecimiento.
• Desarrolla la flexibilidad financiera optimizando los costes y el rendimiento.
• Amplía o reduce las operaciones del equipo humano según sea necesario.
• Toma mejores decisiones a partir de información de más calidad.
• Obtén plena visibilidad tanto de la nómina como del equipo humano, ya sea en un país o en varios.
• Conoce mejor las necesidades y los posibles problemas del equipo humano.

Preguntas que se pueden hacer a un proveedor de software de nómina de confianza

Hay muchas cosas en las que pensar al pasar de sistemas de gestión de la nómina manuales o internos a un software de nómina basado en la nube. La clave es no precipitarse sin una investigación, planificación y preparación a fondo. Para empezar, haz una lista de preguntas para los proveedores externos junto con todas las partes interesadas de la empresa.

Aquí tienes algunos ejemplos: ¿El software de nómina es fácil de usar independientemente del nivel de conocimientos de informática del usuario? ¿Cumple con la normativa? ¿El software informa periódicamente de los cambios? ¿Es fácil obtener asistencia de expertos antes, durante y después de la implementación?

Una vez que hayas encontrado al proveedor de nómina adecuado, se convertirá en tu partner estratégico en este proceso de transformación tan importante, así que debes pensártelo bien.

ADP cuenta con más de 70 años de experiencia innovando en el campo del software de nómina. Ayudamos a las empresas de cualquier tamaño a optimizar sus operaciones y reducir costes con la externalización de los servicios de nómina gestionada. Si quieres que hablemos sobre cómo puedes reducir los costes de la nómina y descubrir las ventajas globales del software de nómina, ponte en contacto con nosotros.