Modelo 190: cuándo y cómo presentarlo

El Modelo 190 es una declaración informativa anual que resume las retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) practicados por empresas y autónomos a lo largo del año fiscal. Su correcta cumplimentación es esencial para los profesionales de recursos humanos, ya que garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales y evita posibles sanciones.

¿Qué es el Modelo 190 y quiénes están obligados a presentarlo?

El Modelo 190 actúa como un resumen anual de las retenciones declaradas trimestralmente mediante el Modelo 111. Están obligados a presentarlo todas las personas físicas, jurídicas y demás entidades que hayan efectuado retenciones o ingresos a cuenta del IRPF durante el ejercicio fiscal. Esto incluye a empresas, autónomos y administraciones públicas que hayan satisfecho rentas sujetas a retención, como:

• Rendimientos del trabajo: salarios, sueldos, pensiones, etc.
• Rendimientos de actividades económicas: actividades profesionales, agrícolas, ganaderas, forestales, entre otras.
• Premios y determinadas ganancias patrimoniales.

Plazos y forma de presentación

El Modelo 190 debe presentarse entre el 1 y el 31 de enero del año siguiente al ejercicio fiscal al que se refiere. La presentación se realiza exclusivamente de forma telemática a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, para lo cual es necesario disponer de un certificado digital o estar registrado en el sistema Cl@ve PIN. 

Pasos para cumplimentar el Modelo 190

1. Recopilar la información necesaria:

• Datos identificativos de la empresa o autónomo (NIF, nombre o razón social).
• Datos de los perceptores: NIF, nombre y apellidos, provincia, etc.
• Importes de las percepciones satisfechas y retenciones practicadas durante el año.

2. Acceder al formulario:

• Ingresar en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y seleccionar el formulario del Modelo 190 correspondiente al ejercicio fiscal a declarar.

3. Rellenar los datos:

• Completar los datos del declarante y de los perceptores, indicando las percepciones satisfechas, las retenciones practicadas y las claves y subclaves correspondientes a cada tipo de renta.

4. Revisar y validar:

• Verificar que toda la información sea correcta y que los importes coincidan con los declarados trimestralmente en los Modelos 111.

5. Presentar la declaración:

• Una vez validada la información, enviar la declaración de forma telemática y conservar el justificante de presentación.

Declaración inicial, sustitutiva o complementaria: diferencias clave

En ocasiones, puede ser necesario modificar o corregir la declaración del Modelo 190 después de su presentación inicial. Para ello, la normativa contempla tres tipos de declaraciones:

1. Declaración inicial:
Es la primera presentación del Modelo 190 correspondiente al ejercicio fiscal. Es obligatoria para todas las empresas y debe realizarse dentro del plazo establecido (del 1 al 31 de enero del año siguiente al ejercicio fiscal).

2. Declaración sustitutiva:
Se utiliza cuando es necesario reemplazar completamente una declaración anterior por contener errores significativos o porque debe anularse.

• Características:
• Sustituye íntegramente la declaración presentada.
• Debe incluir todos los datos correctos y actualizados.
• Es obligatorio indicar que la nueva declaración es “sustitutiva” y referenciar la declaración inicial (número de justificante).

3. Declaración complementaria:

Sirve para añadir información omitida o corregir errores parciales en la declaración inicial.

• Características:
• Solo incluye los registros o datos que faltaban o estaban incorrectos.
• No reemplaza la declaración inicial, sino que la complementa.
• Es necesario identificar el justificante de la declaración inicial para que la Agencia Tributaria vincule ambas presentaciones.

Ejemplo práctico:

• Si una empresa omitió declarar a un empleado en la declaración inicial, deberá presentar una declaración complementariapara incluir esos datos.
• Si los errores son más extensos (por ejemplo, varias claves mal clasificadas o cifras incorrectas), lo adecuado sería presentar una declaración sustitutiva.

Claves y subclaves del Modelo 190

Es fundamental asignar correctamente las claves y subclaves a cada tipo de renta para reflejar adecuadamente las percepciones y retenciones:

• Clave A: Rendimientos del trabajo.
• Subclave A01: Sueldos y salarios.
• Subclave A02: Indemnizaciones por despido o cese laboral.
• Subclave A03: Pensiones contributivas de la Seguridad Social.
• Subclave A04: Pensiones no contributivas y ayudas sociales.
• Clave B: Rendimientos de actividades económicas.
• Subclave B01: Rendimientos de actividades profesionales.
• Subclave B02: Rendimientos de actividades agrícolas y ganaderas.
• Subclave B03: Rendimientos de actividades forestales.
• Subclave B04: Rendimientos de actividades empresariales en estimación objetiva.
• Clave C: Premios y ganancias patrimoniales.
• Subclave C01: Premios en metálico o especie sujetos a retención.
• Subclave C02: Ganancias patrimoniales derivadas de transmisiones de bienes muebles.
• Subclave C03: Ganancias patrimoniales derivadas de premios de loterías y juegos sujetos a IRPF.

Una clasificación precisa facilita el análisis y control por parte de la Agencia Tributaria. 

Errores comunes a evitar

• Inconsistencias entre el Modelo 190 y los Modelos 111: Asegúrate de que los importes declarados coincidan exactamente.
• Datos incorrectos de los perceptores: Verifica que el NIF y demás datos personales sean correctos.
• Asignación errónea de claves y subclaves: Revisa que cada percepción esté clasificada adecuadamente según su naturaleza.
• Presentación fuera de plazo: Cumple con el plazo establecido para evitar sanciones.

Consecuencias de no presentar o presentar incorrectamente el Modelo 190

La no presentación, presentación fuera de plazo o con errores puede conllevar sanciones económicas y problemas legales. Es esencial cumplir con esta obligación para evitar inconvenientes y garantizar la transparencia fiscal de la empresa. 

Recursos adicionales

Para profundizar en la cumplimentación del Modelo 190, puedes consultar las siguientes guías y recursos de la Agencia Tributaria