Tres pasos para aprovechar el potencial de las nóminas

Nóminas: ¿nos olvidamos de ellas o les prestamos atención? Una nueva perspectiva sobre las nóminas.

¿Sabías que las cuentas de pago representan entre el 50 y el 60 % de los gastos de una empresa?¹ Es mucho como para pasarlo por alto. Esta guía gratuita de ADP para optimizar las nóminas se centra en cómo los tres pasos (o fases) para transformar las nóminas  pueden aportar ventajas culturales y comerciales a tu empresa.

La mejor forma de evitar interrupciones y obtener resultados cuantificables al transformar la nómina es dividirla en fases. Empieza por la optimización para acabar con las ineficiencias. De este modo, la visibilidad y la agilidad encajarán de manera natural:

¿Conjeturas o dirección?

Para identificar las áreas que necesitan optimización, la guía recomienda localizar los puntos débiles de la función de nóminas de la empresa. Tal vez una baja calidad de los datos, una respuesta lenta a la conformidad normativa o la dependencia de los procesos manuales sean problemas fácilmente reconocibles. Actualizar los sistemas de nóminas reduce el volumen de trabajo y proporciona visibilidad sobre todo el proceso, además de actualizaciones automáticas de conformidad normativa de software. Ahora tus equipos de nóminas y RR.HH. tendrán más tiempo para centrarse en actividades estratégicas en lugar de estar saturados por tareas administrativas rutinarias.

¿Gestión interna o externa?

En primer lugar, tienes que decidir si quieres gestionar las nóminas de manera interna u optar por un servicio gestionado. ¿Dispuesto a mantener el control? Puede parecer que lo mejor es hacerlo internamente. No obstante, con un servicio de nóminas gestionado, se ahorra tiempo y dinero, se ayuda a la empresa a satisfacer sus obligaciones de conformidad normativa, se aumenta la agilidad y se subsanan las carencias de competencias como y cuando haga falta. Si te preguntas qué opción debes elegir, tal vez debas reflexionar honestamente sobre el nivel de responsabilidad que tu equipo de nóminas pueda gestionar de manera cómoda.

Adoptar un planteamiento global

Quizás pertenezcas a ese 60 % de profesionales de nóminas que cree que un modelo de nómina global beneficiaría a la organización.² No obstante, según se recoge en la guía, muchas empresas han desarrollado una solución fragmentada: aplican diferentes sistemas de nóminas en cada país. Para racionalizar el proceso en un solo sistema global, analiza si pudiera haber duplicidades entre procesos de nóminas globales y locales. Elige un sistema de nómina global y deja que las regiones se adapten según sea necesario. De esta manera, la empresa ahorrará capital.

El 70 % de los procesos de nómina global se puede automatizar consolidando la gestión de las nóminas globalmente en una sola plataforma.³

¿Manual o digital?

Los procesos manuales de nóminas están plagados de riesgos y el tiempo de inactividad o los errores pueden salir caros y hacerte perder tiempo. Céntrate en automatizar tareas sencillas que sean menos propensas a errores, a la par que reservas la intervención humana para labores más complejas, como garantizar la conformidad normativa o los controles calidad. Utiliza estos procedimientos para migrar de unos procesos manuales de nóminas a otros digitales:

• Automatiza las tareas más tediosas: la IA automatiza la recopilación de datos y el control del tiempo, además de ofrecer análisis e informes en tiempo real.
• Digitaliza las tareas en papel: se reducen la complejidad y los errores asociados a los procesos manuales, además de ahorrar costes de almacenamiento y seguridad de la documentación en papel.
• Añade más funciones a tu sistema de nómina: ahorra tiempo y trabajo al equipo de nóminas mediante la integración de políticas como tiempo libre retribuido.

Consolidación de las nóminas para mayor visibilidad

Combinar tus plataformas de nóminas en una sola aumenta la visibilidad integral para que sea más fácil detectar tendencias y reunir información. Los directores de finanzas actuales usan las hojas de cálculo durante una media de 2,24 horas al día.⁴ La plena integración entre los sistemas de RR.HH., nóminas y ERP permite a todos los integrantes de la empresa disfrutar de una visión global. En el proceso, las nóminas pasan de ser una función empresarial a convertirse en una ventaja estratégica. Además, con la consolidación se ahorran costes al no tener que pagar por herramientas que la empresa no usa.

¿Informes o predicciones?

Con unas nóminas racionalizadas e integradas, la empresa dispondrá de acceso a un mayor nivel de detalle. Puedes ejecutar informes sobre gestión de nota de gastos, hojas de horarios y gestión de vacaciones y ausencias. Los equipos podrán administrar más fácilmente un equipo humano global mediante análisis de datos inteligentes para fundamentar mejor las decisiones más importantes.

¿Sigues dudando sobre si debes dar el paso? Así se pueden usar los informes de nóminas de manera estratégica:

• Orientación de la futura planificación con una perspectiva global de los costes reales del equipo humano
• Mejora de las prácticas de contratación mediante un análisis para determinar la rentabilidad del personal temporal
• Conservación del personal esencial mediante la designación de compensaciones e incentivos para motivar a los empleados
• Mejora de la productividad mediante el uso de datos de nóminas para analizar el rendimiento de los departamentos
• Fomento de la igualdad y la diversidad con el fin de poner de manifiesto la brecha salarial entre géneros y fomento de la diversidad de talentos
• Seguimiento de los indicadores de rendimiento clave para comparar las operaciones de nóminas mensuales de la empresa con las de la competencia

Lograr una agilidad genuina

¿Cómo se puede ser realmente ágil como empresa? Mediante unas nóminas digitales, optimizadas según las necesidades de la empresa y con datos totalmente visibles e integrados. Además, obtienes los beneficios siguientes:

• Concepción de una planificación estratégica, a través de un sencillo acceso a información y datos de nóminas precisos, que te permite tomar decisiones acertadas y emprender colaboraciones
• Mejora de la satisfacción de los empleados, debido a que las nóminas ágiles se adaptan mejor a las nuevas prácticas, como la flexibilidad horaria y el teletrabajo
• Respuesta a cambios de conformidad normativa, con unas nóminas flexibles que permiten a los equipos cumplir la normativa rápidamente
• Gestión de empleados global por medio de la visibilidad de los pagos y otros costes, lo que permite a las organizaciones cambiar el rumbo rápidamente ante cambios a nivel mundial

En organizaciones que dan ese paso tan importante, las nóminas tienen la capacidad de adaptarse a los cambios e impulsar el crecimiento futuro.