La gestión de equipos (WFM) es la manera en la que, estratégicamente, los empleadores asignan personas y recursos, realizan el seguimiento de la asistencia y cumplen las leyes y reglamentos relacionados con el lugar de trabajo, que cambian constantemente. En última instancia, los objetivos son optimizar la productividad y reducir los riesgos. Cuando la gestión de equipos es parte de una solución de software innovadora, también puede ayudar a las empresas a mejorar las relaciones con los empleados y el servicio de atención al cliente y a tener un impacto financiero positivo.

¿Qué implica la gestión de equipos?

La gestión de equipos implica reconocer las principales prioridades de una empresa y anticipar las dificultades para el capital humano a fin de tomar las medidas necesarias para mitigar las responsabilidades y mantener la eficiencia. La programación, el control de los horarios, el análisis de datos y la conformidad normativa son solo algunas de las tareas fundamentales para este fin.

Objetivos de la gestión de equipos

Cada empleador tiene diferentes prioridades; pero la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño y sector, generalmente comparten el deseo de ser más eficientes y productivas que la competencia. Otro objetivo común de la gestión de equipos es cumplir con los cambios legislativos y reglamentarios.

¿Por qué es importante la gestión de equipos?

La gestión de equipos es importante porque los empleadores que tienen políticas y prácticas incoherentes sobre el equipo humano pueden enfrentarse a:

  • incumplimiento normativo,
  • aumento de los costes,
  • falta de personal,
  • incidentes de seguridad en el lugar de trabajo,
  • producción ineficiente,
  • tasas de rotación más altas.

¿Cómo funciona la gestión de equipos?

Una solución de gestión de equipos utiliza datos históricos y aprendizaje automático para predecir futuras necesidades de contratación. A continuación, crea horarios que se adaptan perfectamente al modelo previsto y realiza el seguimiento automático de los horarios y asistencia de los empleados.

¿Cuáles son las funciones y características de una solución de gestión de equipos?

Una solución de gestión de equipos debe ser capaz de lo siguiente:

  • Previsión laboral
    Las fluctuaciones en la demanda de los consumidores, las vacaciones y hasta el clima pueden hacer que resulte difícil aprovechar al máximo o incluso mantenerse dentro de los presupuestos de mano de obra. Pero al modelar estas situaciones, los empleadores pueden anticipar factores que pueden dar lugar a la escasez o al exceso de personal.
  • Programación
    Al crear horarios, los empleadores pueden seleccionar empleados en función de un número de criterios, incluidos experiencia, competencias, preferencia, etc. Los trabajadores pueden intercambiar turnos entre sí o compartir su disponibilidad de manera anticipada para evitar deficiencias en la cobertura de personal.
  • Control de tiempo
    Las soluciones de gestión de equipos capturan datos en la fuente: relojes de control de horas, kioscos, aplicaciones móviles, hojas de horarios en la web y dispositivos de punto de venta (TPV), y aplican automáticamente reglas comerciales específicas para ayudar a garantizar un procesamiento de nómina preciso y eficiente.
  • Gestión de ausencias
    Las bajas por enfermedad remuneradas y los permisos de ausencia extendidos, como los que se conceden de conformidad con la Ley de Ausencia Familiar y Médica (Family Medical Leave Act, FMLA), se pueden someter a seguimiento con facilidad.
  • Gestión de horas extraordinarias
    Los sistemas de gestión de equipos pueden generar alertas cuando el total de horas de un empleado resulta en horas extraordinarias o si alguien intenta trabajar horas extraordinarias sin aprobación. Esta característica permite a los empleadores asignar horas extraordinarias de manera justa y eficiente y les ayuda a evitar los costes de nómina excesivos a causa de las horas de trabajo no aprobadas.
  • Análisis de datos
    Los gestores pueden visualizar datos en tiempo real mediante paneles personalizados y realizar correcciones en la programación, según sea necesario. También pueden ejecutar informes para ver las tendencias históricas en una variedad de indicadores clave.
  • Conformidad normativa
    La configuración de las reglas de pago y trabajo dentro de una solución de gestión de equipos facilita el cumplimiento de las leyes sobre salarios y horarios, los convenios de negociación colectiva y otras políticas del empleador. El sistema produce también registros de auditoría de las hojas de horas, que pueden ser una herramienta inestimable para limitar la exposición en caso de una disputa.
  • Acceso móvil
    Desde un dispositivo móvil, los empleadores pueden cubrir vacantes o editar horarios rápidamente. Esta característica permite garantizar una cobertura óptima incluso cuando los trabajadores llaman de manera inesperada.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de equipos?

Una solución adecuada de gestión de equipos, cuando se implementa y se usa de manera eficaz, puede ayudar a los empleadores a:

  • Controlar los costes
    Es posible reducir al mínimo el exceso de personal, el exceso de horas extraordinarias y otros gastos costosos al utilizar tecnología para prever las necesidades de mano de obra. En el caso de algunas soluciones de gestión de equipos, los empleadores incluso pueden ver cómo los presupuestos se ven afectados por los horarios a medida que se crean.
  • Procesar las nóminas con mayor precisión
    El software de gestión de equipos hace que las nóminas sean más fiables porque analiza automáticamente la mano de obra por hora e identifica patrones de horas extraordinarias. Las entradas de datos repetidas y los cálculos manuales también se eliminan, lo que reduce al mínimo el error humano.
  • Mejorar la productividad
    Los análisis comparativos permiten a los empleadores establecer referencias cruzadas de sus datos de horarios y asistencia con empresas de tamaño similar o que se encuentran en la misma región o en el mismo sector. Si su equipo humano no está a la altura de la competencia, pueden tomar medidas correctivas.
  • Crear horarios más inteligentes
    Al disponer de datos en tiempo real, los gestores pueden identificar rápidamente las vacantes y cubrirlas antes de que produzcan escasez de personal. La capacidad de crear horarios por ubicación, departamento o empleo también ayuda a lograr una cobertura óptima.
  • Minimizar el riesgo de conformidad normativa
    La superposición de la FMLA con las leyes estatales sobre ausencia del trabajo se gestiona con mayor facilidad con flujos de trabajo automatizado que realizan el seguimiento de la idoneidad de los empleados y los balances de acumulaciones. Además, el mantenimiento de registros en línea disponible gracias al software de gestión de equipos es útil si un organismo gubernamental alguna vez realiza una auditoría.

Selección de una solución de gestión de equipos

Las características del sector, la ubicación, el equipo humano y los objetivos estratégicos generalmente determinan qué solución de gestión de equipos es adecuada para una empresa. A pesar de estas variables, muchos empleadores siguen estos pasos al evaluar a los proveedores:

  1. Definir el estado existente de los procesos
    Describir los procesos de gestión de equipos que están actualmente implementados y quién es responsable de ellos.
  2. Obtener feedback
    Hablar con las partes interesadas sobre sus puntos débiles y dónde desearían ver mejoras.
  3. Evaluar el nivel de madurez
    Determinar en qué etapa del camino de gestión de equipos se encuentra la organización y si está lista para una solución avanzada.
  4. Crear una lista de deseos
    Priorizar los requisitos de un nuevo sistema de gestión de equipos y comenzar a evaluar a los posibles proveedores en función de esos puntos.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de equipos

¿Cuál es el rol de la gestión de equipos?

Uno de los principales objetivos de la gestión de equipos es aumentar la productividad sin incurrir en costes laborales adicionales. Alcanzar este objetivo generalmente requiere contar con las personas y los recursos adecuados en el lugar y el momento correctos.

¿Qué hace la gestión de equipos?

Los empleadores utilizan la gestión de equipos para llevar a cabo, entre otras cosas, muchas de las tareas siguientes:

  • pronóstico de necesidades de mano de obra,
  • programación de empleados,
  • control de horarios y asistencia,
  • gestión de ausencias,
  • análisis de datos,
  • apoyo de la conformidad normativa.

¿Qué son las herramientas de gestión de equipos?

Las herramientas de gestión de equipos son soluciones de software que ayudan a los empleadores a alcanzar sus objetivos en relación al equipo humano. Las opciones varían desde las de transacciones (horarios y asistencia básicos) hasta las de transformación (gestión de equipos avanzada, análisis de datos, IA y móvil).