Tal como muitos outros gestores, é provável que queira reduzir os custos na sua organização. Atualmente, as empresas já não se podem dar ao luxo de ignorar os custos do pagamento de salários, especialmente se estiverem a tentar expandir-se internacionalmente, um processo que implica um acompanhamento atento dos vários custos envolvidos.
"No rescaldo da pandemia da COVID-19, 66% dos decisores optaram por dar prioridade à otimização dos custos, enquanto 34% deram prioridade à eficiência operacional”1.
Em média, os salários representam 50-60% das despesas de uma empresa2. Estes custos são inevitáveis, mas, à escala mundial, podem ser tomadas medidas para os controlar e otimizar.
Acompanhar e medir os custos com precisão
Os custos com o processamento dos salários dependem de vários fatores, como a dimensão da empresa, o modelo de processamento dos salários e os países em que os empregados estão localizados.
Se continuar a processar os salários da sua empresa internamente, estes custos incluem:
- Compra de licenças de software.
- Instalação de hardware e software.
- Recursos contínuos para manter e atualizar a infraestrutura de processamento de salários no local.
Se tiver optado por um sistema baseado na nuvem (ou software como serviço), estes custos incluem normalmente:
- O custo de implementação do novo software de processamento salarial: há uma taxa inicial fixa a pagar com base no número de funcionários, nas regiões em que estão localizados e na complexidade do seu ambiente de pagamento de salários existente. Há também que ter em conta os esforços internos das equipas de processamento de salários, gestão de projetos, RH e TI para implementar a solução.
- As taxas anuais e contínuas a pagar ao seu fornecedor de processamento salarial, normalmente baseadas no número de empregados e no nível de serviço escolhido.
Apesar do investimento inicial necessário, a mudança de uma solução de software gerida internamente (conhecida como "On-Premise") para uma solução de processamento salarial baseada em nuvem ou SaaS, parcial ou totalmente terceirizada para a ADP, pode economizar às empresas uma média de 15 a 35%.3
Quantificando os custos do processamento de salários
O estudo Total Economic ImpactTM of ADP Global Payroll, realizado pela Forrester e encomendado pela ADP, identifica as poupanças mensuráveis que podem ser obtidas através do investimento em ADP Global Payroll:
1) Custos de conformidade evitados
À medida que as leis laborais locais se tornam mais rigorosas, o mesmo acontece com os custos de conformidade, bem como com as multas por incumprimento. Cada região tem os seus próprios requisitos e procedimentos fiscais, de seguros e de pensões, bem como os seus próprios procedimentos bancários. Se tiver pessoal interno dedicado ao acompanhamento e análise dos desenvolvimentos legislativos, certifique-se de que os seus registos são mantidos atualizados e que os seus sistemas de recursos humanos e de processamento de salários estão em conformidade. Os custos associados à não conformidade podem rapidamente tornar-se insustentáveis.
Ao subcontratar a conformidade a um único prestador internacional de serviços de processamento de salários, ou seja, um prestador que trate dos salários em todos os países em que opera, pode fazer poupanças consideráveis ao evitar sanções por incumprimento.
2) Custos diretos evitados
Como salienta a Forrester, as empresas que abandonam os seus sistemas antigos de processamento de salários para investir numa solução global de processamento de salários evitam os múltiplos custos de licenciamento e manutenção das suas soluções antigas.
Ao adotar uma plataforma de processamento salarial global, também vai evitar outros custos diretos, como o tempo que sua equipa leva para inserir manualmente os dados dos funcionários e responder às solicitações dos funcionários (61% dos entrevistados na pesquisa "The Potential of Payroll: Global Payroll Survey 2023" da ADP disseram que a sua equipa de processamento salarial recebe demasiadas solicitações para a sua capacidade de resposta). Também economiza o custo de impressão das folhas de pagamento.4
3) Eliminar os erros nos registos de remunerações
Os erros no processamento dos salários ou os pagamentos em atraso têm um impacto significativo na moral dos empregados. Ao impedir que alguns empregados paguem as suas contas a tempo, podem mesmo levá-los a procurar um novo empregador.
Infelizmente, as empresas parecem não estar dispostas a enfrentar este problema de frente. De acordo com o inquérito "People at Work 2023: Workforce View", do ADP Research Institute, o número de trabalhadores que afirmam estar "sempre em movimento" está a aumentar.
4) Melhorar a eficiência dos processos de processamento salarial
Se o seu sistema de processamento de salários não estiver integrado na sua plataforma de gestão de RH ou se utilizar vários sistemas e serviços de processamento de salários isolados em diferentes países, as suas equipas de processamento de salários e de RH perdem tempo a obter e validar dados de várias fontes. Todo esse tempo gasto na gestão de processos enfadonhos e na introdução manual de dados acrescenta despesas gerais que a sua função de processamento de salários poderia dispensar.
Faça a si próprio esta pergunta: quanto tempo perde a corrigir erros gerados durante o último ciclo de processamento de salários? Uma plataforma internacional de processamento de salários oferece várias vantagens financeiras ao automatizar as tarefas relacionadas com o processamento de salários, por um lado, e por outro lado, ao permitir que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor acrescentado.
5) Eficácia dos relatórios sobre os salários
Muitas empresas com um modelo fragmentado de cálculo dos salários gastam muito tempo a pesquisar a informação exata e coerente necessária para responder a perguntas básicas (por exemplo, "em que países temos o maior valor de salários?"). Para evitar este problema, a solução consiste em consolidar os relatórios e permitir um acesso simplificado a dados fiáveis sobre os salários em todos os países. Isto permite uma melhor visibilidade dos custos, identificando alavancas de produtividade e obtendo ganhos de eficiência. Além disso, a redução do tempo necessário para criar relatórios permitirá que os seus empregados se concentrem em tarefas mais estratégicas. Por último, o acesso a dados disponíveis em tempo real ajudá-lo-á a ganhar flexibilidade.
97% dos inquiridos consideram que os dados sobre os salários são uma parte importante das estratégias de otimização dos custos e 87% consideram-nos essenciais para as estratégias de crescimento.
Custos ocultos: mais difíceis de quantificar, mas que não devem ser negligenciados
Embora menos visíveis, são importantes: os "custos ocultos" dos salários são frequentemente mais elevados do que os custos visíveis.
As empresas tendem a subestimar os ganhos de produtividade que poderiam obter se analisassem e evitassem os custos ocultos. E neste contexto, os processos de processamento salarial envolvem frequentemente vários departamentos (RH, Finanças, TI, etc.) e incluem o seguinte:
- Integração, formação, renovação do equipamento de processamento dos salários.
- Custos relacionados com a manutenção do sistema, fiabilidade e interfaces (criação de integrações API com software de RH e outros).
- Recolha manual de informações sobre os salários ou importação manual de pré-cálculos necessários para a gestão dos salários.
- Flutuações cambiais e taxas de conversão. Segundo a Forrester Consulting, as empresas podem ser rentáveis se evitarem as conversões de moeda. Um entrevistado disse-nos: "Podemos poupar dinheiro em remessas, evitando a taxa de 10% cobrada pelo nosso antigo fornecedor de folhas de pagamento. "6
Por último, considere o custo de oportunidade quando a sua empresa se expande para um novo mercado, mas a sua solução de processamento de salários não é suficientemente flexível para se integrar rapidamente. Este custo é particularmente difícil de quantificar, mas não deve ser esquecido aquando da preparação para o desenvolvimento internacional. 5
Uma solução simples para reduzir os custos com os salários
A melhor solução para reduzir os seus custos com os salários é, sem dúvida, externalizar a gestão dos salários. Para a maioria das empresas, os salários não são uma atividade central ou estratégica. Por conseguinte, faz sentido confiar esta tarefa a profissionais com a experiência e as infraestruturas necessárias para a realizar.
A externalização dos salários permite-lhe passar de uma estrutura de custos fixa para uma estrutura variável, adaptada à sua organização e à sua evolução, em função do número de empregados e das regiões em que a empresa está implantada. No caso da sua atividade se expandir para novos países, não tem de contratar novos recursos humanos com estas competências.
Em caso de oposição interna (por exemplo, por parte dos gestores regionais ou locais de RH ou de finanças), incentive o seu comité de gestão a testar a externalização dos salários quando se estabelecer num novo país ou região. Isto permitir-lhe-á analisar facilmente os benefícios desta abordagem, o que o ajudará a convencer as partes interessadas em toda a empresa.
Em última análise, a questão fundamental pode não ser quanto custa o processamento de salários, mas quanto pode poupar. Para saber mais sobre os benefícios que uma solução de processamento de salários multi-países pode trazer, dependendo da dimensão da sua empresa, descubra o nosso guia "Processamento de salários multi-países, uma solução acessível para todas as empresas?”
- CIO Dive: Prioridades tecnológicas para as empresas em 2020 (Copyright © Industry Dive ou os seus licenciantes)
- Deloitte, Workplace spending or overspending? 2017
- ADP, Folha de pagamento desconectada, 2019
- Instituto de Investigação ADP, People at Work 2022: The Study of Workforce Sight
- ADP, Potencial dos salários: Inquérito global sobre os salários 2021
- Estudo "The Total Economic Impact™ of ADP Global Payroll", realizado pela Forrester e encomendado pela ADP.
