Durante este tiempo, muchas empresas han hecho grandes avances en sus iniciativas de digitalización. Este ascenso tan repentino de la curva de adopción de tecnología supone una sacudida para las formas de trabajar ya establecidas. Incluso, ha llevado a los directivos de las empresas a replantearse la relación entre las soluciones tecnológicas externalizadas y cómo generar valor a través de las complejas colaboraciones empresariales que hay detrás.
Un ecosistema creciente de colaboradores internos y externos
La externalización ha existido de una forma u otra desde la revolución industrial, aunque no se consolidó como la estrategia empresarial generalizada que conocemos hoy en día hasta la década de 1980. Desde ese momento, muchas empresas han confiado en las ventajas del trabajo con partners externos para lo siguiente:
- Optimizar la productividad y ahorrar costes.
- Obtener acceso a nuevas tecnologías y reservas de talentos.
- Adaptarse a los ciclos económicos y las tendencias emergentes.
La forma en que trabajamos ha cambiado. Los directivos de las empresas en expansión internacional prestan más atención a sus redes de valor de externalización y buscan formas nuevas de adaptarse a la dinámica y a las expectativas de la nueva normalidad.
Al mismo tiempo, los límites entre las distintas categorías de colaboradores internos cada vez están menos definidos en muchas empresas. Los empleados fijos a jornada completa o a media jornada, los trabajadores temporales y los externos (por ejemplo, autónomos o consultores) son una parte fundamental del ecosistema del equipo humano, tanto si están incluidos de forma directa en la nómina como si no.
¿Por qué hay empresas que externalizan la nómina?
Hace décadas, el trabajo del departamento de nómina fue uno de los primeros que las empresas decidieron externalizar, ya que se consideraba la función empresarial no esencial por excelencia. Tras su fundación en 1949, ADP se posicionó a la vanguardia en este nuevo sector como proveedor de procesamiento manual de la nómina.
Los motivos que llevan a las empresas a externalizar sus operaciones de gestión de la nómina no han cambiado mucho a lo largo del tiempo. Normalmente, esta decisión se toma después de que ocurra algo grave, como una multa por falta de conformidad, un incidente de seguridad relacionado con los datos o una elevada rotación del personal a consecuencia de los errores en el cálculo del salario de los empleados. Otras veces, los responsables de RR. HH. y finanzas externalizan la nómina simplemente cuando hay escasez de personal o limitaciones en la capacidad tecnológica en interno.
Todos estos motivos siguen dándose hoy en día, pero hay otros más estratégicos a los que las empresas centradas en el crecimiento están dando prioridad, por ejemplo:
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Mejorar la eficiencia operativa, reducir costes y aumentar el rendimiento. |
El 65% de los profesionales de nómina con más experiencia afirma que está evaluando cómo gestionar la nómina en su empresa con menos personal1 |
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Tener acceso a mejores herramientas para generar informes y análisis de datos como parte de la transformación digital de la nómina. |
El 45% de los profesionales sénior en nóminas desearía que sus equipos de nóminas dedicaran más tiempo al análisis de datos y la elaboración de informes1 |
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Integrar los datos de nómina con otras aplicaciones de RR. HH. y sistemas de control de tiempo y presencia. |
El 32% afirma que los equipos de TI de su organización dedican una media de más de 30 horas a la semana a gestionar el flujo de datos entre los sistemas empresariales y los sistemas de nóminas1 |
El 72% de las empresas están dispuestas a considerar la externalización de la totalidad o la mayor parte de sus procesos de nómina1.
Adaptarse a un panorama cambiante
Se prevé que el mercado de servicios de externalización de la nómina global experimente una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR, por sus siglas en inglés) del 5 % entre 2024 y 2029.² ¿Pero cuál es la causa de este importante crecimiento?
Desde el 2020, las empresas han empezado a ampliar su ecosistema de proveedores y a colaborar con más partners en respuesta a los importantes cambios socioeconómicos que se han producido. (Entre estos cambios se incluyen una mayor concienciación de los consumidores y los empleados sobre las ventajas de la cooperación global, problemas en las cadenas de suministro y un equipo humano más global y disperso).
Hoy en día, las organizaciones exigen más que nunca a los servicios de nóminas. Ya no basta con pagar los salarios de forma precisa y puntual. La gestión de nóminas está adquiriendo una dimensión cada vez más estratégica. Las empresas están descubriendo que esto puede aumentar la lealtad del personal e impulsar la adquisición de nuevo talento. Además, mejora la eficiencia, lo que se traduce en una mayor rentabilidad, al tiempo que utiliza datos inteligentes para impulsar una mejor toma de decisiones. En esencia, la nómina es ahora un factor que contribuye al valor empresarial, y no solo un gasto que afecta al resultado final. Sin embargo, para llevar esto a cabo con éxito, las empresas están reconociendo la necesidad de contar con experiencia real, por lo que cada vez son más las que externalizan su gestión de nóminas.
Estos son algunos de los factores clave para la transformación de la nómina global y cómo la externalización de la nómina puede ayudar a las empresas a lograrla:
- Adopción de la inteligencia artificial en el proceso de nóminas.Existe una presión significativa para hacer más con menos, además de que la escasez de personal está empezando a notarse. Cada vez más empresas confían en la tecnología para optimizar procesos, agilizar tareas repetitivas y ayudar con requisitos complejos, como el análisis de datos.
- Mejorando la experiencia de los empleados Las empresas quieren utilizar métodos y servicios de pago innovadores para ofrecer una mayor flexibilidad a sus empleados, lo que contribuye a mantener la satisfacción y la fidelidad del personal.
- Mejora de la seguridad de los datos. Los ciberataques están en aumento, por lo que mantener la integridad de los datos nunca ha sido tan primordial.
- Ofrecemos una integración perfecta. Las organizaciones buscan una mayor integración de los datos de nóminas con otros sistemas empresariales para reducir el tiempo dedicado a gestionar la información.
- Garantizar las competencias y el talento en materia de nóminas. A mayor expectativa, mayor necesidad de competencias especializadas para cumplir los objetivos estratégicos de la empresa.
En lo que respecta a tu función de nómina global, ¿cómo puedes encontrar el equilibrio entre recursos internos y experiencia externa? ¿Qué aspectos principales tienes en cuenta?
Cómo gestionar un ecosistema de partners de la nómina
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Llega a un acuerdo interno sobre el número adecuado de partners de la nómina para tu organización
Muchas empresas te dirán que un solo proveedor de nómina global no puede encargarse de todo lo relacionado con la nómina multinacional, pero ADP tiene clientes con estrategias de nómina externalizada que te dirán con rotundidad que sí se puede.
¿Contar con un gran número de proveedores de nómina supone un deterioro de la relación entre proveedor y cliente? Es innegable que colaborar con muchas empresas tiene consecuencias inevitables:
- Más responsabilidades de gestión y contacto con proveedores
- Menos control interno
- Mayor coste
- Necesidad de un enfoque tecnológico integrado para gestionar un amplio ecosistema de partners
La consolidación que consigas dependerá de la visión de futuro para la función de nómina de la empresa y de tus planes para que pase a ser un activo estratégico del negocio. ¿Estás buscando partners externos que complementen las capacidades de tus especialistas en nómina o que lleven todo el peso del trabajo con un acuerdo de servicio totalmente gestionado?
El factor determinante para decidir el número adecuado de partners del ecosistema para tu empresa no debe ser el tamaño ni la ubicación del equipo humano, sino pensar en lo que tiene más sentido para tu negocio. Un auténtico partner actuará siempre con los intereses de tu empresa en mente, pero eso afectará a la configuración de la red de valor de tu proveedor de nómina global.
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Reduce el riesgo de interdependencies
Ya hemos comentado algunos riesgos pero hay otros que tener en cuenta, principalmente los relacionados con la tecnología.
- ¿Cómo interactuarán las distintas tecnologías de los proveedores? ¿Esta interacción podría afectar negativamente a
- ¿Has identificado y previsto todos los riesgos que supone compartir los datos entre proveedores?
- Si has creado una aplicación con un partner empresarial, ¿necesitas disponer de derechos de propiedad intelectual conjuntos para proteger a tu empresa?
- ¿Has hecho algún estudio de eficiencia de costes para analizar si los proveedores externos están aportando más que tus activos internos a tu red de valor?
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Crea una estrategia para coordinar y aprovechar estas relaciones interconectadasCrea una estrategia para coordinar y aprovechar estas relaciones interconectadas
La gestión de un proveedor no consiste solo en contar con un equipo especializado que se encargue de controlar los costes y reducir los riesgos. ¿Cómo puedes asegurarte de que tu red de proveedores de nómina externos está colaborando de la forma más efectiva? Empieza por trazar las interacciones y la totalidad de los procesos del ecosistema. Luego, busca los puntos débiles y las métricas necesarias para supervisar no solo el rendimiento individual, sino también la eficacia global de la red
¿Cuál es la cifra mágica?
No existe un número único de proveedores de nóminas que se adapte a todos los casos. Depende del tamaño, las ubicaciones, las necesidades y los objetivos de tu organización. Algunas empresas tienen estructuras y políticas internas que impiden el uso de una sola solución de nómina. Otras trabajan con un solo proveedor, que no puede encargarse de todos los países. Y en otros casos se encontrarán con limitaciones de seguridad de los datos que dificultarán la implantación de un modelo de nómina global en todas sus ubicaciones.
¿Cómo se consigue que una colaboración para externalizar la nómina global sea provechosa?
La externalización no es solo un medio para lograr un fin: hoy en día, las empresas esperan y necesitan un partner empresarial de verdad. ¿Pero qué criterios son fundamentales para escoger un proveedor de nómina y cuáles son los riesgos asociados? ¿Cómo se puede establecer una relación empresarial que beneficie a las dos partes y que sea capaz de afrontar posibles reestructuraciones, expansiones o escisiones?
Hemos preparado una breve guía para ayudarte a evaluar a un posible partner de nómina y a determinar si tiene la experiencia y los conocimientos necesarios para convertirse en un elemento clave de tu red de valor. Descárgala aquí
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2 Technavio, ‘Payroll Outsourcing Services Market by Product, Application, and Geography — Forecast and Analysis 2025-2029’
