Evaluar el impacto de la pandemia en un año de actividad empresarial es como intentar calcular la «edad humana» de una mascota: resulta tentador multiplicar por una determinada cifra para encontrar la equivalencia con un ciclo empresarial normal.

Durante este tiempo, muchas empresas han hecho grandes avances en sus iniciativas de digitalización. Este ascenso tan repentino de la curva de adopción de tecnología supone una sacudida para las formas de trabajar ya establecidas, y ha llevado a los directivos de las empresas a replantearse la relación entre las soluciones tecnológicas externalizadas y cómo generar valor a través de las complejas colaboraciones empresariales que hay detrás.

Un ecosistema creciente de colaboradores internos y externos

La externalización ha existido de una forma u otra desde la revolución industrial, aunque no se consolidó como la estrategia empresarial generalizada que conocemos hoy en día hasta la década de 1980. Desde ese momento, muchas empresas han confiado en las ventajas del trabajo con partners externos para lo siguiente:

  • Optimizar la productividad y ahorrar costes.
  • Obtener acceso a nuevas tecnologías y reservas de talentos.
  • Adaptarse a los ciclos económicos y las tendencias emergentes.

Tras la pandemia, los directivos de las empresas en expansión internacional prestan más atención a sus redes de valor de externalización y buscan formas nuevas de adaptarse a la dinámica y a las expectativas de la nueva normalidad.

Al mismo tiempo, los límites entre las distintas categorías de colaboradores internos cada vez están menos definidos en muchas empresas. Los empleados fijos a jornada completa o a media jornada, los trabajadores temporales y los externos (por ejemplo, autónomos o consultores) son una parte fundamental del ecosistema del equipo humano, tanto si están incluidos de forma directa en la nómina como si no.

¿Por qué hay empresas que externalizan la nómina?

Hace décadas, el trabajo del departamento de nómina fue uno de los primeros que las empresas decidieron externalizar, ya que se consideraba la función empresarial no esencial por excelencia. Tras su fundación en 1949, ADP se posicionó a la vanguardia en este nuevo sector como proveedor de procesamiento manual de la nómina.

Los motivos que llevan a las empresas a externalizar sus operaciones de gestión de la nómina no han cambiado mucho a lo largo del tiempo. Normalmente, esta decisión se toma después de que ocurra algo grave, como una multa por falta de conformidad, un incidente de seguridad relacionado con los datos o una elevada rotación del personal a consecuencia de los errores en el cálculo del salario de los empleados. Otras veces, los responsables de RR.HH. y finanzas externalizan la nómina simplemente cuando hay escasez de personal o limitaciones en la capacidad tecnológica.

Todos estos motivos siguen dándose hoy en día, pero hay otros más estratégicos a los que las empresas centradas en el crecimiento están dando prioridad, por ejemplo:

Mejorar la eficiencia operativa, reducir costes y aumentar el rendimiento: El 57 % de los profesionales de nómina con más experiencia afirma que está evaluando cómo gestionar la nómina en su empresa con menos personal.1

Tener acceso a mejores herramientas para generar informes y análisis de datos como parte de la transformación digital de la nómina: El 87 % de los profesionales de nómina con más experiencia considera que la información sobre la nómina es una parte fundamental de sus estrategias de crecimiento comercial.2

Integrar los datos de nómina con otras aplicaciones de RR.HH. y sistemas de control de Tiempo y Ausencias: El 25 % tiene pensado aumentar la integración entre la nómina y otros sistemas críticos para la empresa.1

El efecto de la pandemia en la externalización de la nómina global

Se prevé que el mercado de servicios de externalización de la nómina global experimente una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR, por sus siglas en inglés) del 5,72 % entre 2021 y 2025.3 ¿Pero cuál es la causa de este importante crecimiento?

A raíz de la pandemia de COVID-19, las empresas han empezado a ampliar su ecosistema de proveedores y a colaborar con más partners en respuesta a los importantes cambios socioeconómicos que se han producido. Entre estos cambios se incluyen una mayor concienciación de los consumidores y los empleados sobre las ventajas de la cooperación global, problemas en las cadenas de suministro y un equipo humano más global y disperso.

La encuesta Global Payroll Survey de EY 4 confirma este punto de inflexión en la función de nómina: «Desde 2019, ha habido un descenso del 9 % en el número de encuestados que gestionan la nómina principalmente a nivel interno». Esto invierte la tendencia anterior sobre las empresas que optaban por volver a gestionar la nómina internamente, que habían aumentado del 28 % en 2013 al 45 % en 2019.4

Podría decirse que el incremento del teletrabajo ha sido el cambio más importante en cuanto a la gestión de la nómina de las organizaciones. Las empresas que procesaban la nómina en sus instalaciones durante los confinamientos tuvieron que hacer frente a dificultades logísticas que las obligaron a adoptar rápidamente soluciones en la nube externalizadas.

Por su parte, las empresas que ya habían externalizado total o parcialmente esta función buscaron ampliar la cobertura de los proveedores a causa de varios factores relacionados con la pandemia:

  • La necesidad de ofrecer una experiencia diferenciada a los empleados. Los responsables de finanzas y RR.HH. se dieron cuenta de las ventajas que suponía cumplir con las elevadas expectativas del personal y del potencial estratégico de la función de nómina como elemento diferenciador de la competencia en un contexto de tasas de rotación de empleados sin precedentes.
  • Una mayor complejidad en los tipos de contratos de trabajo. Las leyes que rigen los contratos de trabajo poco convencionales, como el trabajo por encargos, la semana laboral de cuatro días y el traslado del personal a una nueva ubicación suelen requerir un mayor nivel de especialización externa.
  • El aumento de las presiones competitivas. El incierto panorama económico acrecentó la necesidad de las empresas de centrarse en las competencias empresariales esenciales y reducir el tiempo que el personal dedicaba a las actividades administrativas. Esto coincidió con un gran aumento de los requisitos de cumplimiento, ya que las empresas hicieron cambios en sus prácticas laborales para afrontar la pandemia.
  • El crecimiento como objetivo prioritario. El gran crecimiento de muchas empresas internacionales tras la pandemia ha generado una demanda de procesos de nómina simplificados y un mejor acceso a los análisis de datos, dos factores fundamentales para que las organizaciones puedan acelerar y adaptarse al expandirse a mercados extranjeros. Muchos países quieren atraer inversión internacional, y las empresas que estén interesadas en conseguir incentivos financieros y sacar provecho de los mercados más importantes deberán recurrir a colaboraciones que las ayuden con las complejidades locales en este punto tan crucial de la expansión.

En lo que respecta a tu función de nómina global, ¿cómo puedes encontrar el equilibrio entre recursos internos y experiencia externa? ¿Qué aspectos principales tienes en cuenta?

1. Llega a un acuerdo interno sobre el número adecuado de partners de la nómina para tu organización

Muchas empresas te dirán que un solo proveedor de nómina global no puede encargarse de todo lo relacionado con la nómina multinacional, pero ADP tiene clientes con estrategias de nómina externalizada que te dirán con rotundidad que sí se puede.

¿Contar con un gran número de proveedores de nómina supone un deterioro de la relación entre proveedor y cliente? Es innegable que colaborar con muchas empresas tiene consecuencias inevitables:

  • Más responsabilidades de gestión y contacto con proveedores
  • Menos control interno
  • Mayor coste
  • Necesidad de un enfoque tecnológico integrado para gestionar un amplio ecosistema de partners

La consolidación que consigas dependerá de la visión de futuro para la función de nómina de la empresa y de tus planes para que pase a ser un activo estratégico del negocio. ¿Estás buscando partners externos que complementen las capacidades de tus especialistas en nómina o que lleven todo el peso del trabajo con un acuerdo de servicio totalmente gestionado?

El factor determinante para decidir el número adecuado de partners del ecosistema para tu empresa no debe ser el tamaño ni la ubicación del equipo humano, sino pensar en lo que tiene más sentido para tu negocio. Un auténtico partner actuará siempre con los intereses de tu empresa en mente, pero eso afectará a la configuración de la red de valor de tu proveedor de nómina global.

¿Cuál es la cifra mágica?

Según EY, el número medio de proveedores de nómina con los que cuentan las organizaciones globales es cinco.4 Algunas empresas tienen estructuras y políticas internas que impiden el uso de una sola solución de nómina. Otras trabajan con un solo proveedor, que no puede encargarse de todos los países. Y en otros casos se encontrarán con limitaciones de seguridad de los datos que dificultarán la implantación de un modelo de nómina global en todas sus ubicaciones.2

2. Reduce el riesgo de interdependencias

Ya hemos comentado algunos riesgos, pero hay otros que tener en cuenta, principalmente los relacionados con la tecnología.

¿Cómo interactuarán las distintas tecnologías de los proveedores? ¿Esta interacción podría afectar negativamente a tu empresa en algún momento?

¿Has identificado y previsto todos los riesgos que supone compartir los datos entre proveedores?

Si has creado una aplicación con un partner empresarial, ¿necesitas disponer de derechos de propiedad intelectual conjuntos para proteger a tu empresa?

¿Has hecho algún estudio de eficiencia de costes para analizar si los proveedores externos están aportando más que tus activos internos a tu red de valor?

3. Crea una estrategia para coordinar y aprovechar estas relaciones interconectadas

La gestión de un proveedor no consiste solo en contar con un equipo especializado que se encargue de controlar los costes y reducir los riesgos. ¿Cómo puedes asegurarte de que tu red de proveedores de nómina externos está colaborando de la forma más efectiva?

Empieza por trazar las interacciones y la totalidad de los procesos del ecosistema. Luego, busca los puntos débiles y las métricas necesarias para supervisar no solo el rendimiento individual, sino también la eficacia global de la red.

¿Cómo se consigue que una colaboración para externalizar la nómina global sea provechosa?

La externalización no es solo un medio para lograr un fin: hoy en día, las empresas esperan y necesitan un auténtico partner empresarial. ¿Pero qué criterios son fundamentales para escoger un proveedor de nómina y cuáles son los riesgos asociados? ¿Cómo se puede establecer una relación empresarial que beneficie a las dos partes y que sea capaz de afrontar posibles reestructuraciones, expansiones o escisiones?

Hemos preparado una breve guía para ayudarte a evaluar a un posible partner de nómina y a determinar si tiene la experiencia y los conocimientos necesarios para convertirse en un elemento clave de tu red de valor. Descárgala ahora

1. ADP, El potencial de las nóminas: Encuesta global sobre nóminas 2022
2. ADP, El potencial de las nóminas: Encuesta global sobre nóminas 2021
3. Technavio, «Payroll Outsourcing Services Market by Product, Application, and Geography — Forecast and Analysis 2021-2025»
4. EY Global Payroll Survey 2022