Por qué necesitas un proveedor de nómina global

La pandemia de COVID-19 ha afectado a empresas de todos los tamaños. Al 74 por ciento de las empresas globales que seguían utilizando varios sistemas en diferentes zonas geográficas, le costó adaptarse al cambio repentino al teletrabajo y a la necesidad de contar con informes más precisos y rápidos.[1] Por su parte, las grandes empresas tienen dificultades para acceder a los datos precisos y fiables que necesitan para tomar decisiones de ámbito internacional, y siempre corren el riesgo de tener que hacer frente a sanciones perjudiciales por no cumplir las exigencias de conformidad normativa. A pesar de los evidentes puntos débiles de muchos sistemas de nómina global, la nómina supone cerca del 60 por ciento de los gastos de las empresas y a menudo no se le presta la atención que merece. [2]

Qué buscan las empresas internacionales

Según un estudio reciente de ADP Global Payroll, existen algunos puntos comunes en la lista de deseos para la nómina de las empresas internacionales:

• Análisis de datos para informes más sólidos para utilizarlos en la estrategia y la planificación de la empresa
• Informes más rápidos para obtener información cuando se necesite
• Mayor seguridad de los datos para mejorar la conformidad normativa
• Simplificación de los procesos de nómina para reducir los errores y los costes y mejorar la satisfacción de los empleados[3]

Pero, como dice una frase que se atribuye a Henry Ford, «si siempre haces lo mismo, siempre obtendrás lo mismo». Coge los efectos colaterales de la COVID-19 (una increíble inestabilidad financiera global, riesgos para la privacidad y la seguridad, normativas sobre nómina multiplicadas por cuatro en tan solo 30 días), añádele un sistema de nómina costoso y obsoleto, y los problemas no tardarán en llegar. [4]

¿Qué es la nómina global?

Por si te lo estabas preguntando, nómina global se refiere al proceso de pagar a los empleados en distintos países.  Lo ideal es disponer de una sola solución de nómina multinacional que centralice los informes y gestione la nómina con eficiencia en distintos países y territorios. La teoría suena muy bien, pero ¿por qué las empresas internacionales tienen tantos problemas relacionados con la nómina global a raíz de la pandemia?

Desafíos para la nómina global después de la COVID-19

ADP identificó tres áreas clave de mejora para las grandes empresas que aún utilizan sistemas de nómina internos o externos que no cumplen con su cometido: 

Optimización

Si utilizas una infinidad de sistemas dispares, es más probable que la dirección te pida datos con más frecuencia, ya que la información será poco homogénea y difícil de interpretar. Por contra, el 14 por ciento de las empresas con una gestión de nómina global totalmente integrada con los sistemas de RR.HH. y finanzas se enfrentó a menos dificultades y pudo optimizar sus costes.

Visibilidad

El segundo desafío más importante es la visibilidad, ya que usar varios sistemas que no están integrados ofrece una visibilidad limitada de la nómina.  El 73 por ciento de los encuestados afirmó que sin una visión clara de los costes no puede disponer de datos sobre la nómina para orientar la dirección estratégica de la empresa.[5]

Agilidad

El tercer desafío es la agilidad. Un 61 por ciento de las empresas ha sido incapaz de adaptar la nómina internacional a sus necesidades específicas durante la pandemia. En cambio, los equipos que disponían de un sistema de nómina global unificado contaron con la agilidad necesaria para analizar rápidamente datos configurables y consolidados, y para tomar las medidas necesarias. Ante la incertidumbre frecuente en los mercados internacionales, esta capacidad de generar un informe al instante tiene un valor incalculable. A pesar de eso, la encuesta reveló que el 70 por ciento de las empresas no se sienten preparadas para un futuro cambio repentino ni para grandes modificaciones en materia normativa.[6]

¿Ha llegado el momento de externalizar los procesos de nómina?

Según un estudio de ADP, el 75 por ciento de los directivos está dispuesto a considerar la externalización de la totalidad o la mayor parte de sus procesos de nómina.[7] También es alentador saber que el 97 por ciento considera la información de la nómina como un elemento importante en las estrategias de gestión de costes, y que la nómina es una parte fundamental de las estrategias comerciales y de crecimiento de un 87 por ciento. Externalizar los servicios de nómina global para que los gestione un proveedor experto de confianza es una parte crucial de este proceso. ¿Por qué? 

Ventajas de la externalización

Externalizar los servicios de nómina global al proveedor adecuado aporta muchas ventajas que las soluciones internas no pueden proporcionar.

• El 19 por ciento de los encuestados descubrió que las soluciones internas ponían en riesgo a la empresa al intentar gestionar solos la conformidad normativa. Esta cifra desciende a tan solo el 2 por ciento en el caso de las empresas que han externalizado su nómina global.[8]
• Una solución adaptable, basada en la nube y unificada crece con tu empresa. Día tras día, permite pagar al personal de forma segura, puntual y eficiente, ofreciendo soluciones de nómina internacionales adaptadas a las necesidades locales, una visión única de los datos de nómina multinacionales que aportan información más precisa y expertos en nómina para cumplir con la normativa.
• Según un estudio realizado por Forrester Consulting para ADP, las organizaciones internacionales que cuentan con la solución de nómina global de ADP obtuvieron un 134 por ciento de retorno de la inversión, una reducción en las labores de procesamiento de la nómina de hasta el 75 por ciento y un ahorro en los costes de conformidad normativa de 1,8 millones de dólares.[9]

Por qué recurrir a un proveedor de servicios de nómina global

La externalización te respalda en las responsabilidades normativas, reduce el riesgo de incumplimiento normativo, mejora la agilidad y te ayuda a detectar carencias de competencias sin incurrir en costes de contratación. Todo esto, te ayuda a ti a ahorrar tiempo.[10] Además, un proceso de nómina global simplificado y totalmente integrado con los sistemas de RR.HH. y financieros disminuye la complejidad y los costes, puesto que ya no es necesario pagar por software que no necesitas.

Según una encuesta de EY sobre la nómina global de 2019, el 65 por ciento de los responsables de nómina y RR.HH. cree que un modelo de prestación de servicios verdaderamente global supondría beneficios significativos para su organización. Las empresas que habían adquirido servicios de nómina global obtuvieron un ahorro medio de más de un 32 por ciento gracias a la optimización, más de un 20 por ciento de ahorro con la estandarización y hasta un 50 por ciento en la reducción de los recursos a consecuencia de una mayor productividad.[11]

La función de los datos

También es importante considerar lo que supone para los directivos tener una sola fuente de información coherente y precisa. La visibilidad total de la nómina aporta una imagen más clara de la dirección estratégica que debe tomar tu empresa. Imagina contar con recursos, datos y previsiones precisas para ser proactivo en lugar de reactivo, algo fundamental en un panorama tan complejo como el que viven las empresas hoy en día.

Ganar agilidad

Si hablamos de agilidad, las multinacionales que han optimizado y simplificado sus sistemas de nómina tienen una mayor capacidad de respuesta y son más eficientes que las que utilizan distintas soluciones. Con procesos más sencillos y un sistema de nómina global integrado, los equipos pueden escalar y adaptarse con más facilidad para respaldar el crecimiento.[12] Además, aplicar un enfoque ágil a la nómina que se adapte rápidamente a los cambios en las preferencias y a las nuevas formas de trabajar puede mejorar la experiencia de los empleados. Con un sistema de nómina renovado, el personal de nómina puede teletrabajar en distintos países, mientras que una nómina global optimizada respalda mejor las ventajas más valoradas, como la flexibilidad horaria.[13]

Qué supone el cambio para tu empresa

Ahora que estamos intentando superar la pandemia de COVID-19, lo que ha quedado claro es que la forma de gestionar un negocio ha cambiado drásticamente, y esto incluye la nómina. De acuerdo con un estudio de ADP, las empresas creen que, con un sistema de nómina global optimizado, el personal puede pasar de procesar la nómina a actuar más bien como analistas de datos que aportan información útil para planificar futuras estrategias. Esto tiene implicaciones de gran alcance.

Ahora las empresas tienen la responsabilidad de aprovechar la oportunidad de crear un sistema de nómina global suficientemente ágil y flexible para hacer frente a cualquier desafío, tanto si se trata de otra crisis sanitaria o económica como de nuevas oportunidades empresariales.  Un 60 por ciento de profesionales de la nómina coincide en que un modelo de nómina verdaderamente global sería beneficioso para su organización, por lo que este es el momento perfecto para otorgar a la nómina un papel estratégico y el protagonismo que merece. [14] Esto es algo que sin duda impulsará el negocio en lugar de mantenerlo simplemente a flote.

Resurge con más fuerza con el proveedor de servicios de nómina global adecuado

La gestión de la nómina global puede complicarse si se deja en las manos equivocadas. Pero, con un proveedor de servicios de nómina global como ADP, dispondrás del software, las herramientas y la asistencia que necesitas para que tu empresa sea más resiliente y rentable.

ADP tiene presencia internacional en 140 países y cuenta con la confianza de más del 90 por ciento de las empresas de la lista Fortune 100 para pagar a más de 68 millones de empleados en todo el mundo.  Si quieres hablar con nuestros expertos sobre cómo procesar nóminas de diferentes países, contacta con nosotros.