Qué debes buscar en un proveedor de servicios de nómina

Si estás buscando un proveedor de servicios de nómina, es posible que ya hayas tomado la importante decisión de externalizar la nómina para que un proveedor de confianza se ocupe de la gestión. Para ayudarte a dar este paso, y teniendo en cuenta que la nómina y RR.HH. afectan a todas las áreas de la empresa, hemos creado una práctica guía para ti.

Sea cual sea el modelo de servicio de nómina gestionada que elijas, es importante que te decidas por la empresa de servicios de nómina que se ajuste más a tu presupuesto. Ten claros los objetivos de tu empresa a corto y largo plazo, y haz una estricta lista de preguntas a los proveedores.

Una vez que hayas elegido al proveedor de servicios de nómina adecuado, se convertirá en tu partner empresarial en un futuro inmediato. Por eso, cuanto más claro tengas qué quieres y cuáles son tus metas, más fáciles serán la implementación y la adopción, y más útil te resultará su tecnología para el crecimiento estratégico.

¿Qué es un proveedor de servicios de nómina?

Un proveedor de servicios de nómina es una empresa externa a la que recurren las empresas que quieren librarse del estrés y los gastos que supone un sistema de nómina interno. Esta empresa externa, en función del tipo de servicios de nómina gestionada que ofrezca, calculará los pagos al personal, se encargará de las deducciones correspondientes y te ayudará a cumplir con la normativa más reciente y a enviar las declaraciones pertinentes a las autoridades.

Una de las opciones son los servicios de nómina totalmente gestionada, en los que una empresa pone por completo el control de la nómina en manos del proveedor externo. Dependiendo del tamaño de la empresa, la complejidad del negocio, los requisitos específicos y el sector al que pertenezca, los proveedores de nómina que ofrezcan un servicio integral pueden proporcionar un conjunto completo de soluciones de gestión de nómina y RR.HH.

¿Puede une empresa de servicios de nómina ayudarte a conseguir tus objetivos?

¿Qué quieres conseguir como empresa? Puede que necesites una mayor visibilidad de los datos de nómina y RR.HH., o que busques un servicio de nómina más unificado, optimizado, preciso y puntual.  Si tu empresa es una multinacional, necesitarás servicios de nómina globales que te ofrezcan un único sistema de registros para analizar a fondo los datos del equipo humano y ajustar tu estrategia en consecuencia. Cuanto más clara tengas tu visión y cómo puede la tecnología servirte para conseguirla, mejor podrás planificar la implementación y la adopción.

Ten en cuenta tus necesidades únicas

Decide qué necesita realmente tu organización de un proveedor de nómina para saber qué modelo elegir.  ¿Necesitas servicios gestionados para que un proveedor experto como ADP se encargue de gestionar la nómina con precisión y puntualidad, calcular los impuestos y deducciones, y emitir los recibos de la nómina? Si se trata de una empresa internacional o tus trabajadores tienen diferentes preferencias en cuanto al pago de sus salarios y distintas necesidades de Gestión del Capital Humano (HCM), puedes escoger entre servicios gestionados o el modelo totalmente externalizado, lo que se denomina Servicios de externalización integral de la nómina. Si la externalización es completa, además de encargarse de todos los aspectos relacionados con la nómina, el proveedor atenderá a los empleados con todas las necesidades en este ámbito a través de una línea telefónica de ayuda exclusiva. Además, como el proveedor estará al día de las directrices nacionales y regionales, también te ayudará a cumplir la normativa. La clave es saber hasta qué punto están dispuestos los equipos a ceder el control. Por eso es necesario someter a los proveedores a un proceso de revisión estricta.

Prioriza la seguridad y privacidad de los datos de los empleados

Con la entrada en vigor del RGPD y la pandemia de COVID-19, garantizar la seguridad y privacidad de los empleados es un factor fundamental para el éxito de tu empresa. Y también debe ser una de las máximas prioridades para el proveedor que elijas. Pregúntale cómo se almacenarán y transferirán los datos de la empresa, y cómo se harán las copias de seguridad.  Consulta sus políticas de fraude y resiliencia empresarial, sin olvidar la letra pequeña.  Los incidentes de seguridad van en aumento, especialmente los ataques de suplantación de identidad, que han pasado del 72 por ciento al 83 por ciento entre 2017 y 2021[1]. Según el estudio Cyber Security Breaches Survey 2021, del 39 por ciento de empresas que han sufrido incidentes de seguridad o ataques, una de cada cinco (es decir, el 21 por ciento) ha perdido dinero, datos u otros activos.[2] El coste medio de todos los ciberataques que han sufrido las empresas en los últimos doce meses se estima en 8460 libras.[3]

Aplica un modelo de implementación sólido

Vamos a partir de la base de que has escogido un proveedor con las funciones básicas que buscas.  Lo siguiente que debes buscar en la empresa de nómina externo es un buen historial de implementaciones y un plan para poner en marcha tu nómina de forma rápida y eficiente. ¿Ofrece asistencia a la plantilla para garantizar que todo funciona perfectamente? ¿Tiene una estrategia efectiva de gestión de cambios?  ¿En tu organización hay algún patrocinador ejecutivo y una red de embajadores que ayuden a «vender» la nueva tecnología?

Comienza lo antes posible a planificar la adopción

No todo el mundo en la empresa estará de acuerdo con el cambio. Por eso necesitas un plan. Empieza a planificarlo cuanto antes, ya que no solo es necesario preparar a la gente: también hay que tenerlo todo listo con los sistemas y los datos. En las etapas iniciales, es fundamental que las partes interesadas respalden la solución. Debes gestionar los cambios, comunicarte de forma transparente e impartir formación para facilitar la transición a los empleados de todos los niveles.  El proveedor que elijas debe tener experiencia en esta fase tan importante de la adopción.

Elige el plan de servicio más adecuado

Tu nueva solución de nómina y RR.HH. será tan buena como el modelo de asistencia que la respalde. Asegúrate de que el nivel de asistencia continua al cliente es suficiente para tus necesidades. El proveedor adecuado te ofrecerá una protección adaptable que pueda ampliarse o reducirse según tu presupuesto y los cambios en los requisitos.  Analiza detenidamente el contrato de servicio y pregunta si hay algo que no te haya quedado claro. ¿Tu plan incluye un equipo de asistencia exclusivo con una amplia experiencia en nómina y conformidad normativa? ¿Podrás contar con el apoyo de asesores estratégicos? ¿El proveedor dispone de una red de clientes a la que puedas acceder para compartir recomendaciones?

Utiliza datos para obtener una ventaja competitiva

El análisis de datos cada vez es más importante para las empresas, tanto si se que quiere mejorar el horario de la plantilla como ofrecer paquetes de compensación competitivos para atraer al mejor talento. Añade a tu lista de imprescindibles que el proveedor pueda ayudarte a evaluar tus requisitos de análisis de datos y aplicar la información obtenida para respaldar tu crecimiento. Pregunta si dispondrás de un conjunto de datos centralizado y si podrás configurar el análisis de datos para personalizar la información obtenida. También es crucial tener acceso a los datos de todo el sector para hacer análisis comparativos y predictivos que puedan ayudar a hacer previsiones.

Analiza el historial del proveedor y en qué se centrará en el futuro

Plantéate recurrir a un proveedor consolidado que cuente con una tecnología y un modelo de servicio que pueda adaptarse a los cambios en los requisitos de tu empresa. Como mínimo, tu proveedor de servicios de nómina debe valorar la innovación e invertir en ella para buscar constantemente soluciones con las que hacer frente a los retos empresariales que se presenten.

Haz evolucionar tu estrategia de personal

La finalidad de la automatización e integración de los sistemas de nómina y RR.HH. es dejar de hacer las cosas como siempre para simplificar las operaciones, mejorar la eficiencia, fomentar la implicación del personal y detectar áreas en las que reducir costes. Asegúrate de que tu nuevo proveedor de servicios de nómina vaya a ofrecer asistencia al personal en cada paso de su ciclo de vida como empleados. Con la solución adecuada, puedes conseguir las herramientas y la estrategia para que los equipos de nómina y RR.HH. tengan el máximo rendimiento, mejoren la contratación y proporcionen visibilidad sobre los gastos en toda la empresa.

No se trata solo de la nómina

La pandemia de COVID-19 ha puesto de manifiesto la vulnerabilidad que supone tener una infinidad de sistemas de nómina y RR.HH. si hay un cambio súbito. Según un estudio reciente, el 66 % de los responsables de la toma de decisiones se centró en la optimización de los costes, mientras que el 34 % priorizó la eficiencia operativa.[4] Puede que antes la nómina fuera una mera función administrativa, pero hoy en día es el centro neurálgico de las empresas con visión de futuro y, además, puede convertirse en una ventaja estratégica con la ayuda de la tecnología digital.

Preguntas que debes hacer a un posible proveedor de servicios de nómina:

• ¿El software de nómina que has elegido está disponible en la nube?
• El proveedor de nómina elegido:
  • ¿Ofrece soporte para la implementación?
• El software de nómina elegido:
  • ¿Ofrece funciones avanzadas de seguridad?
  • ¿Cuenta con funciones avanzadas como la automatización de procesos?
• La solución de nómina elegida:
  • ¿Puede integrarse con software de Gestión del Capital Humano (HCM)?
  • ¿Puede impulsar tus iniciativas de transformación digital?
  • ¿Respalda tus planes de continuidad del negocio?
• Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, la solución de nómina que has elegido tiene todas las funcionalidades para transformar tu proceso con la nómina y respaldar tus prioridades de IT.[5]

Elegir ADP como tu proveedor de servicios de nómina

El proveedor de nómina externo adecuado puede llevar tu negocio al siguiente nivel a partir de sus conocimientos especializados en Gestión del Capital Humano (HCM), los análisis de datos y el soporte técnico para transformar tu organización e impulsar el crecimiento estratégico.

ADP cuenta con más de 70 años de experiencia como proveedor de nómina parcialmente gestionada o totalmente externalizada de una gran variedad de clientes en 140 países. Si quieres hablar con un experto sobre las ventajas de nuestros servicios de nómina totalmente gestionada, contacta con nosotros.