¿Qué es el software de nómina?

El software de nómina es una tecnología que automatiza los procesos relacionados con la nómina que anteriormente se hacían de forma manual, lo que supone un ahorro de tiempo y una mejora de la productividad, ya que se reducen los errores humanos. Todos los impuestos y deducciones se calculan por ti, y las actualizaciones automáticas garantizan la conformidad normativa. Al hablar de software de nómina, la diferenciación más habitual es entre el software de nómina interno y en la nube.

¿Qué es la nómina en la nube?

En lugar de disponer de varios sistemas, el software de nómina en la nube está alojado con un proveedor independiente experto en el tema. Además, el software de nómina en la nube cuenta con un solo sistema de registro para todos los datos del equipo humano, lo que reduce la carga administrativa y el riesgo financiero que supone usar un software de nómina interno.

¿En qué consiste el software de nómina interno?

Si una empresa tiene un software de nómina interno, paga una licencia o copia de la tecnología y la instala en sus servidores protegida por su firewall. El software de nómina interno conlleva una serie de costes periódicos: hardware de servidores in situ, licencias de software, capacidades de integración y asistencia informática cualificada por si surge algún problema. Además, la empresa debe asumir los costes periódicos del hardware de servidor, el consumo eléctrico y el espacio físico.[1]

Mitos más comunes acerca del software de nómina en la nube

Según una investigación de ADP, existen tres mitos habituales sobre el software de nómina en la nube a los que hay que hacer frente. [2] El primero es que el software de nómina en la nube es más caro. En realidad, aparte de la inversión inicial y ciertos gastos operativos, casi todos los costes asociados, como el mantenimiento, la asistencia informática y la conformidad normativa, pasan a ser responsabilidad del proveedor de servicios en la nube. Solo pagas por lo que usas, y el modelo de precios escalable permite aumentar o reducir el importe en función de las necesidades de la empresa.

El segundo mito es que el software en la nube te quita el control, cuando en realidad es al contrario. Las empresas que dan el salto a la nube se quedan sin la carga operativa y financiera de tener que mantener un sistema que requiere mucho trabajo, pero siguen teniendo el control de cómo y cuándo se pagará al personal.

El último mito es que las soluciones en la nube son menos seguras que el software de nómina interno. Según una investigación de ADP, la tasa de error del software de nómina interno es el doble que el del software basado en la nube. [3] La reputación de un proveedor externo reside en su capacidad de ofrecer con total solidez procesos seguros y de garantizar los máximos niveles de cifrado para proteger los datos. De hecho, invertir en seguridad y privacidad redunda en su beneficio, sobre todo ahora que la pandemia de COVID-19 ha dejado al descubierto esta y otras vulnerabilidades de los métodos actuales de gestión de la nómina en las empresas.

Por qué la nómina es más importante que nunca

Como bien sabemos, la pandemia ha hecho estragos en la amalgama de sistemas de nómina y RR.HH. de las empresas, lo que ha sacado a la luz las debilidades existentes más que nunca. En una encuesta reciente realizada por ADP, un 82 por ciento de las empresas consideraba que la pandemia había sido todo un reto, especialmente en lo relativo a la accesibilidad y fiabilidad de la nómina, así como a la hora de ofrecer unos pagos precisos y puntuales al personal.[4] La encuesta también reveló la opinión generalizada entre los directivos de que los sistemas de nómina debían cambiar para crear resiliencia, optimizar las operaciones y reducir los riesgos.[5] En lo que a la nómina se refiere, no es una opción seguir como hasta ahora.

Los riesgos de seguir como hasta ahora

¿A qué riesgos se enfrenta tu empresa si sigues gestionando la nómina y RR.HH. con un sistema obsoleto? Debido al RGPD y a la COVID-19, hoy en día la conformidad normativa es aún más importante. Para mantener la conformidad normativa en un contexto de cambios constantes en el reglamento financiero, se necesitan expertos especializados en conformidad normativa. De lo contrario, se corre el riesgo de tener que enfrentarse a elevadas sanciones (solo en 2019, se produjeron 56 624 alertas regulatorias de más de 1000 organismos reguladores). 6 Además, proteger la seguridad y privacidad de los datos (tanto del personal como de los clientes) con procesos manuales o internos desfasados y dispares supone un enorme riesgo.

Ventajas del software de nómina en la nube

Teniendo en cuenta los puntos anteriores, pasar la gestión de la nómina al software en la nube tiene muchas ventajas para las empresas. Esto es así especialmente si la organización está en expansión o va a implantarse en otros territorios. Estas ventajas incluyen costes reducidos, facilidad de gestión, mayor seguridad, adaptabilidad global, actualizaciones constantes de la conformidad normativa y un acceso centralizado mejorado a los datos de nómina más importantes.

En concreto, optimizar el software de nómina trasladándolo a la nube puede ayudarte a lo siguiente:[7]

• Orientar tu planificación para el futuro: al comparar y contrastar tus gastos en todos los países en los que operas, podrás obtener una perspectiva global de los costes reales de tu equipo humano. El análisis de los datos de nómina puede proporcionar información valiosa sobre problemas futuros con la que anticiparse a ellos.
• Retener al personal clave: la información de la nómina puede ayudarte a diseñar estrategias de compensación y recompensa para el futuro que ofrezcan el máximo valor a los empleados. Por ejemplo, puede que los trabajadores más jóvenes prefieran un horario de trabajo flexible.
• Promover la igualdad y la diversidad: los informes sobre la brecha salarial entre géneros y la diversidad son cada vez más importantes, y no solo por motivos legales o de reputación. Al usar datos de nómina unificados, las empresas pueden ver fácilmente el rendimiento de la empresa y tomar medidas para mejorar.
• Mejorar las prácticas de contratación: puedes utilizar la información sobre la nómina para saber si los trabajadores temporales son una alternativa más rentable que los empleados a tiempo completo.
• Mejorar la productividad: los datos de nómina pueden revelar el headcount real frente al presupuestado, lo que permite a la dirección ver fácilmente si los departamentos están funcionando por encima o por debajo de sus posibilidades.
• Hacer un seguimiento sencillo de los indicadores de rendimiento clave: comprueba cómo se comportan las operaciones de nómina de tu empresa mediante la instantánea mensual de ADP de tus indicadores de rendimiento clave de nómina y su comparación con otras organizaciones.

Gestión de la transición a la nube

Pasar de un software de nómina interno a la nube es un gran paso que hay que planificar y gestionar bien. La mejor forma de que sea todo un éxito es considerarlo una iniciativa de gestión de cambios y no solo un programa de software de IT. Procura que tus equipos sigan estos pasos para sumarse a lo que puede ser un gran cambio cultural:

• Elaborar la estrategia adecuada, ya que la nómina es fundamental para cualquier empresa. Debe darse la máxima prioridad a la implementación del software de nómina, en lugar de considerarlo una tarea secundaria de IT. De este modo se evitará tener que retroceder para volver a configurar tu sistema de RR.HH. con el fin de integrarlo con los requisitos básicos de nómina y proporcionar un mejor servicio al personal.
• Centrarse en la comunicación e identificar cuanto antes a las personas que hay que incorporar al proyecto. Después, informar a todo el mundo periódicamente y escuchar sus preocupaciones.
• Explicar las ventajas del software de nómina en la nube, ya que no todo el mundo sentirá el mismo entusiasmo que tú por la idea.
• Informar periódicamente de los avances para transmitir una sensación positiva.[8]

Motivos por los que el futuro está en la nube

El software de nómina alojado en la nube es una solución flexible y adaptable que puede crecer con tu negocio a lo largo del tiempo. Al contrario de lo que pasa con las soluciones internas, el software de nómina en la nube es fiable y seguro, y elimina la dificultad que supone mantener y actualizar los sistemas. Esto permite que los equipos puedan dedicar su tiempo, dinero y recursos a cumplir con sus principales estrategias empresariales.  Por eso, puede que haya llegado el momento de dejar atrás los sistemas internos u obsoletos que ya no cumplen con su cometido.

ADP cuenta con más de 70 años de experiencia trabajando e innovando en el campo de la nómina. Hemos recibido una gran cantidad de premios de analistas y del sector a lo largo de los años. El reconocimiento más reciente ha sido nuestra nominación como líder en externalización multiproceso de RR.HH. en la evaluación PEAK Matrix de Everest Group en 2021. Así que, si te estás preguntando si somos los expertos en software de nómina adecuado para tu empresa, ponte en contacto con nosotros y lo hablaremos.