Un proveedor de servicios de nómina es una compañía que ayuda con o que asume todos los aspectos relacionados con las nóminas en nombre de otra empresa. Este acuerdo suele ser beneficioso para las empresas que valoran su tiempo y quieren asegurarse de que sus empleados y los impuestos se paguen con exactitud y a tiempo. En algunos casos, los empresarios también pueden ahorrar dinero si tienen en cuenta que un proveedor de servicios de nómina puede ayudarles a eliminar sanciones fiscales costosas.
Table of Contents
¿Qué hacen los proveedores de nómina?
Los proveedores de servicios de nómina suelen aportar más que los cálculos básicos de las nóminas. La mayoría utiliza tecnología para minimizar las laboriosas tareas administrativas de los empleadores y crear experiencias atractivas para los empleados. Algunas de las principales funciones de los proveedores de nómina son:
Procesamiento automático de la nómina
El tiempo dedicado a calcular los salarios y pagar a los empleados se reduce considerablemente cuando el proceso es automático. El software de nóminas ADP Payroll ofrece opciones de pago flexibles.
Retención fiscal y embargo sobre el sueldo
Los sistemas de nómina automatizados garantizan que todos los impuestos, embargos sobre el sueldo y otras deducciones salariales correspondientes se retengan de los sueldos de los empleados con precisión y se paguen a tiempo.
Servicios de declaración de impuestos
Algunos proveedores de servicios integrales de nómina se encargan de declarar los impuestos en representación de sus clientes. También pueden ayudar con los informes de cierre del ejercicio fiscal.
Conformidad normativa y conocimientos especializados
Los proveedores de nómina suelen estar al día de las modificaciones normativas y pueden informar a sus clientes sobre los cambios en las leyes salariales y fiscales que afecten a su negocio. Es más, algunos sistemas de nómina basados en la nube tienen actualizaciones de conformidad normativa en tiempo real.
Generación de informes de nómina
Los empleadores suelen poder elaborar informes detallados que cubren todas las áreas de sus operaciones de nómina: salarios pagados, retenciones fiscales y horas trabajadas, entre otros detalles.
Self-service para empleados
Las opciones de self-service permiten a los empleados revisar sus extractos de pago, actualizar sus retenciones o cambiar su información personal sin necesidad de ayuda de la gerencia.
Asistencia para el producto
La mayoría de los proveedores de nómina de buena reputación cuentan con especialistas expertos que responden rápidamente a las preguntas de los clientes. En algunos casos, la asistencia está disponible 24/7 por teléfono o chat en línea.
Servicios de nómina que impulsan tu empresa.
Descubre servicios de nómina de ADPIntegración de la nómina por medio de software y procesos empresariales alternativos
El proceso de nóminas tiene muchas aristas, y nada es más útil para trabajar sincronizados que asociarse con un proveedor de servicios de nómina. Al integrar las funciones relacionadas, los empleadores pueden eliminar las entradas duplicadas de datos, ahorrar tiempo y reducir errores. Por lo general, la nómina es compatible con el siguiente software y procesos empresariales.
Beneficios
Las primas de previsión y las aportaciones al plan de jubilación pueden deducirse a través del sistema de nómina.
Recursos humanos
Las políticas nuevas o revisadas que afectan a la nómina pueden actualizarse en tiempo real para ayudar a permanecer dentro de la conformidad normativa.
Compensación a los trabajadores
En ocasiones, los pagos de las primas pueden realizarse en función de las cifras reales de la nómina y no de estimaciones.
Control de horarios y presencia
Los cálculos salariales suelen ser más fiables cuando los datos de horarios y asistencia fluyen directamente de la fuente a la nómina.
Gastos y elaboración de presupuestos
Las integraciones con software de contabilidad pueden mostrar qué parte de los ingresos totales se dedica a la nómina.
Dispositivos de punto de venta (TPV)
Los empleadores pueden llevar un seguimiento de los costes de nómina frente a la venta de bienes o servicios.
Cálculo del coste de los trabajos
Los gestores pueden ver qué trabajos son más rentables para la empresa en relación con la nómina.
Gestión empresarial
Las empresas que utilizan flujos de trabajo pueden llevar un seguimiento de los costes salariales de proyectos específicos.
¿Cómo elige un empleador a un proveedor de nómina?
Antes de optar por un servicio de nómina, es esencial que los empleadores se aseguren de que el proveedor ofrece lo que su empresa necesita. Los siguientes pasos pueden servir de guía en el proceso de toma de decisiones:
- Crea una lista de los retos actuales de la nómina
Algunos empleadores tienen dificultades con la conformidad normativa en materia de impuestos, mientras que otros tienen problemas para realizar los cálculos necesarios o simplemente no tienen tiempo suficiente para generar las nóminas. - Confirma la compatibilidad
Los empresarios que gestionan las nóminas con software de contabilidad pueden preguntar si un proveedor puede integrarse con su programa particular para garantizar que la transferencia de datos sea perfecta. - Pregunta por el servicio de atención al cliente
Cuando surjan problemas con la nómina, recibir una respuesta o solución no debería tardar días. Busca proveedores que ofrezcan servicios de asistencia fiables. - Determina cuánto tiempo se puede ahorrar
En comparación con los procesos manuales, los proveedores de nómina ahorran un tiempo considerable, pero cuánto sea depende del nivel de control que el empleador desee. - Averigua cuándo puede comenzar la transición
Los empleadores que necesitan apoyo para la nómina desesperadamente pueden querer un proveedor que comience en cualquier momento, a diferencia de uno que solo pueda empezar al comienzo de un nuevo trimestre o un nuevo ejercicio. - Obtén estimaciones de costes
Las estructuras de precios varían, pero la mayoría de los proveedores deberían ser capaces de proporcionar una estimación de costes basada en el número de empleados y la frecuencia de las nóminas. - Investiga la reputación del proveedor
Las opiniones de los clientes y los informes de analistas independientes pueden ser útiles a la hora de decidir entre dos proveedores iguales en todos los demás aspectos.
Cambio de proveedores de nómina
Incluso con la diligencia debida y una evaluación exhaustiva de los servicios de nómina en el mercado, es posible tomar una decisión equivocada. Los empleadores que siguen dedicando demasiado tiempo a la nómina o que no están satisfechos con el nivel de asistencia que reciben pueden plantearse cambiar de proveedor. La buena noticia es que hacer un cambio con una interrupción mínima de las operaciones existentes es posible.
¿Cuál es el mejor momento para cambiar a un servicio de nómina diferente?
Muchos empleadores creen que lo más fácil es cambiar de proveedor de nómina al comienzo de un nuevo ejercicio, pero no siempre es así. Algunos de los proveedores de nómina con mejor reputación pueden realizar conversiones en cualquier momento del año sin desviar tiempo o recursos excesivos de las funciones empresariales esenciales.
Lista de la transición del servicio de nómina
Una vez firmado el contrato, el equipo de implementación del nuevo proveedor de nómina suele proporcionar orientación sobre el proceso de transición y la configuración. La siguiente lista proporciona una visión general de lo que los empleadores pueden esperar de este proceso:
- Preparación de los datos de la nómina
Debe facilitarse información detallada sobre todos los empleados, la nómina, los impuestos y la propia empresa. Algunos de los documentos necesarios incluyen los certificados de retención del Formulario W-4, las declaraciones de nómina del Formulario 941 del año en curso y los números de identificación fiscal del empleador. - Verificación del historial fiscal
Los nuevos proveedores de nómina suelen comprobar el historial fiscal del trimestre anterior en busca de errores que deban corregirse y pueden pagar los impuestos que se adeuden en nombre del cliente. - Verificación de la nómina
Antes de la primera nómina real, el proveedor nuevo puede llevar a cabo un proceso de onboarding digital, durante el cual el cliente revise toda la información bancaria, de los empleados y fiscal para corroborar su exactitud. - Cancelación del servicio anterior de nómina e impuestos
Después de que el nuevo proveedor ejecute correctamente la primera nómina, los empleadores pueden cerrar su contrato con el proveedor de nómina anterior y con cualquier entidad independiente que haya pagado impuestos en su nombre para evitar la duplicación de pagos.
Preguntas frecuentes sobre los proveedores de servicios de nómina
¿Cuáles son algunos tipos de proveedores de servicios de nómina?
Cuando se trata de procesar la nómina, los empresarios pueden elegir entre los siguientes tipos de proveedores:
- Proveedor de software de nóminas
El software en línea automatiza las nóminas, lo que simplifica los cálculos y produce resultados más precisos. Dependiendo del paquete, los impuestos y la conformidad normativa pueden seguir siendo responsabilidad del empresario. - Proveedor de servicios completos de nóminas
Esta opción ofrece a los empleadores el mayor valor en términos de tiempo y tranquilidad, ya que el proveedor se encarga de todos los aspectos de la nómina en representación del cliente. - Contable
Los empleadores que recurren a la ayuda de un contable suelen obtener asesoramiento fiable sobre la normativa fiscal local específica de su empresa. Sin embargo, el asesoramiento puede no estar disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, especialmente durante la temporada de las declaraciones de impuestos. - Organización profesional de empleadores (PEO)
Los acuerdos de empleo conjunto suelen incluir un servicio completo de nómina, además de la ventaja añadida de controlar la conformidad normativa, la asistencia en RR. HH., los paquetes de beneficios competitivos y mucho más.
¿Los proveedores de servicios de nómina ofrecen aplicaciones móviles?
Sí, muchos servicios de nómina están equipados con funciones móviles para que los empleadores puedan ejecutar nóminas, crear y gestionar hojas de horarios o comprobar el pago de impuestos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Las aplicaciones de self-service también suelen tener su versión para móviles, lo que permite a los empleados que consulten sus extractos de pago, actualicen su información personal o gestionen las retenciones desde cualquier lugar.
¿Cuál es el coste promedio de un servicio de nómina?
El coste promedio de un proveedor de nómina varía en función del tamaño de la empresa, la frecuencia de las nóminas y el número de servicios que se requieren. En la mayoría de los casos, existe una tarifa base mensual, más una tarifa de procesamiento por empleado. ADP trabaja con sus clientes para determinar el paquete adecuado para su negocio, independientemente de lo sencillas o complejas que sean sus necesidades.
¿Los proveedores de nómina ofrecen protección frente a sanciones fiscales?
Algunos proveedores de nómina ofrecen servicios de supervisión de la conformidad normativa que pueden ayudar a proteger a los empleadores contra infracciones fiscales costosas. Además, si un proveedor paga los impuestos en representación del cliente, puede ofrecer una garantía de que los impuestos se declararán correctamente o, de lo contrario, pagará para corregir los errores.
Esta guía está pensada como punto de partida para analizar las obligaciones de un empleador en materia de nóminas y no constituye un recurso exhaustivo de requisitos. Ofrece información práctica relativa al tema tratado y se facilita entendiéndose que ADP no presta asesoramiento jurídico o fiscal ni otros servicios profesionales.
