Si tienes planificada una expansión internacional, asegúrate de que tus servicios de nómina pueden abarcarla

A pesar de la reciente incertidumbre económica, la globalización parece no tener freno. Las oportunidades de encontrar nuevos mercados, recortar costes de transporte y encontrar trabajadores cualificados animan a cada vez más empresas a ir más allá de sus fronteras.

Sin embargo, el crecimiento de una compañía también conlleva el de sus empleados, sus sistemas y su innovación empresarial, especialmente sus servicios de nómina global. De hecho, los servicios de nómina pueden ralentizar la capacidad de expansión de una empresa a nuevos mercados y hacer que pierdan oportunidades, ya que los departamentos de Recursos Humanos y Finanzas luchan por mantenerse al día.

La nómina multinacional no es tan sencilla como hacer las cosas a una escala mayor. Los problemas surgen cuando las empresas ven que sus soluciones de nómina tienen que enfrentarse con legislaciones laborales y normativas fiscales y de pensiones muy diferentes. Todo el proceso puede ser tremendamente costoso, especialmente cuando las compañías tratan de gestionarlo ellas mismas.

Hace ya algún tiempo, un informe llamado La realidad oculta de los costes de Administración de Nóminas y RR.HH. de PricewaterhouseCoopers constató que las empresas que gestionan la administración de los empleados y las nóminas internamente gastan de media un 18 % más en dichas funciones que las que las subcontratan¹. Además, parece que las compañías siguen sin conocer el verdadero coste de la gestión de la nómina. En una investigación de Insight Performance realizada para ADP, cuando se preguntó a los propietarios de negocios que en cuánto estimaban el coste mensual por nómina contestaron que 17 €, si bien el coste real demostró ser de 37 €². En el mismo informe, la American Payroll Association estima que los errores causados por los métodos manuales estaban costando entre un 1 y un 8 % de su masa salarial total.

La expansión internacional y un crecimiento del 30 % anual han hecho que la compañía estadounidense Yankee Candle ahora tenga 343 empleados en Europa divididos en cinco países. Tres de esos países (Francia, Italia e Irlanda) solo tienen dos personas, pero eso no significa que la cosa sea más sencilla³, sino que simplemente el coste de administrar las nóminas de esos países podría ser desproporcionadamente alto.

Como dice Rachael Merrett, responsable de control financiero del grupo: «… la expansión internacional ha hecho que tengamos que subcontratar muchos de nuestros procesos de Recursos Humanos. Sin embargo también necesitamos mucha experiencia en cada país porque las normativas fiscales en Francia son distintas de las de Italia, por ejemplo.

«Es preciso recordar que el proceso de nóminas consume muchísimo tiempo. Cuando este proceso era manual, solíamos recopilar datos, ponerlos en una hoja de Excel, enviarla a un proveedor externo, esperar a que nos la enviara de vuelta y analizarla. Si alguna vez volviésemos al sistema anterior no seríamos capaces de abarcarlo todo».

¿Qué pueden hacer las tecnologías de nómina por mí?

La función de cualquier solución de nómina es garantizar que puedas configurar a tus empleados rápidamente y puedas pagarles minuciosamente y a tiempo siempre. El proceso de nóminas es complicado. Varía en función del país y, aunque la mayoría de los empleados solo se preocupan si se les paga de menos, suele ser objeto de una estricta supervisión por parte de las autoridades. Los errores, ya sean causados por las tecnologías o por las personas que las usan, pueden generar frustración en los empleados, una publicidad negativa y multas importantes.

La utilización de servicios externos de nómina varía de una región a otra. Según una encuesta de 2014 de Deloitte, el 47 % de las empresas de la zona EMEA los subcontrataban, frente al 60 % en América Latina, el 31 % en Asia-Pacífico y solo el 22 % en Norteamérica⁴. Dado que la subcontratación sigue siendo un tema candente, dichos porcentajes seguro que han crecido, especialmente porque los beneficios están a la vista de cualquiera. Las mejores soluciones de nómina te permitirán ahorrar tiempo y te evitarán preocupaciones. Se encargarán de todo, desde cálculos hasta depósitos en varias divisas, remesas o cambios normativos, a la vez que garantizarán un cumplimiento total independientemente de dónde operes. También te aportarán transparencia, te proporcionarán un rápido acceso a los datos de los empleados, te permitirán realizar informes personalizables y te ayudarán a mejorar la seguridad.

Una suite de Recursos Humanos totalmente integrada combina el proceso de nómina con otras funciones de este departamento como, por ejemplo, su administración, la gestión de tiempo, la gestión de talento y el análisis y la declaración de datos. El intercambio de información entre distintas funciones hace que los datos sean más precisos, haya una mejor eficiencia y se tomen mejores decisiones, lo que permite que el departamento de Recursos Humanos contribuya enormemente al crecimiento de la compañía.

Entonces, ¿qué debes buscar en las soluciones de nómina global?

  • Busca un proveedor de nómina en el que puedas confiar.
  • Si estás considerando nuevos mercados, asegúrate de que el proveedor cuenta con expertos en esas áreas y asegúrate de que el software gestione el proceso de nóminas eficientemente en todos los mercados.
  • Asegúrate de que la solución incluye todas las funciones que necesitas. ¿Cubre las leyes locales y el cumplimiento normativo? ¿Puede encargarse de pagos complementarios? ¿Hay una aplicación de autoservicio para empleados?
  • ¿Opera en la nube? Las soluciones basadas en la nube ofrecen una fácil configuración, un acceso sencillo a nuevos avances y una fácil accesibilidad.
  • ¿Incluye asistencia de expertos para cuando la necesites?

Aunque parezca difícil de creer, una empresa multinacional media con más de 3000 empleados tiene más de 60 sistemas de nómina⁵ y de Recursos Humanos diferentes. Si bien esto se debe a la suma de nuevas funciones a las que enfrentarse con nuevos territorios o distintos directores financieros que eligen sus propias soluciones, queda claro que esto no proporciona la solución eficiente que buscan los managers de nóminas.

La finalidad última de la tecnología de nómina es la misma en todas partes: pagar a los empleados. Aunque las similitudes acaban ahí. Las soluciones de nómina actuales permiten hacer mucho más que liberar a los equipos de Recursos Humanos, Finanzas y Administración, ya que pueden ayudar a crear un entorno de trabajo más centrado en las personas.

Las prácticas laborales flexibles de hoy día (por ejemplo, el intercambio de trabajo, el teletrabajo, el horario flexible o los freelance) demandan soluciones nuevas y más inteligentes. Soluciones que te darán más tiempo para pensar en lo que de verdad importa: las personas a quienes estás pagando.

Disponer de un software de nómina integrado te ayudará a atraer, retener y desarrollar al talento que tu empresa necesita para triunfar. Tu solución de nómina no tiene por qué limitar las capacidades de tu compañía.