¿Cómo asegurarte la implicación del departamento de TI para transformar las nóminas?

¿Obsoleto o aún por descubrir? Una nueva perspectiva sobre las nóminas

Si estás tratando de convencer a tus compañeros de TI de llevar a cabo un proyecto de transformación de las nóminas, probablemente te hayas enfrentado a esta pregunta: «¿Por qué tenemos que cambiar?». La respuesta, como figura en esta guía gratuita de ADP, es que tu empresa ya no se puede permitir ignorar las nóminas al tratar de reducir los costes e incrementar la eficiencia operativa.

Con la COVID-19, el 66 % de los responsables de la toma de decisiones se ha centrado en la optimización de los costes, mientras que un 34 % ha dado prioridad a la eficiencia operativa¹

En el mercado actual, mejorar la función de las nóminas tiene todo el sentido comercial del mundo: permite proteger la agilidad, favorecer el bienestar de los empleados y garantizar la eficiencia y la conformidad normativa de la infraestructura digital. Por su parte, es probable que las partes interesadas del departamento de TI de la empresa tengan una lista rigurosa de requisitos para una solución de nómina:

Optimización de las nóminas

Ahora que sabemos cómo es la solución de nómina ideal, el siguiente paso para aprovechar el potencial oculto de las nóminas es optimizarlas. Esto implica migrar a una solución de nómina. Este paso en sí necesitará aceptación por parte de los equipos más amplios de la empresa, entre ellos el de TI. Tanto si decides externalizar las nóminas como si prefieres confiar en un departamento interno, los compañeros de TI serán muy importantes en el apoyo de esta transición.

Una vez que las nóminas se optimicen, los equipos de TI se podrán centrar en tareas más valiosas, como implementar actualizaciones, gestionar la seguridad de los datos e integrar las nóminas con otras soluciones de RR.HH.

Cómo la transformación de las nóminas apoya tus objetivos de TI

Existe un motivo empresarial claro para modernizar las nóminas. Entonces, ¿cómo puede la migración de las nóminas a la nube o a un proveedor más capacitado ayudar a apoyar los objetivos generales de TI?

Cuando uno se plantea transformar las nóminas, la respuesta es resistir sin hacer nada. Una multinacional promedio ejecuta 32 sistemas de nóminas diferentes, lo que se traduce en altos costes de personal, complejidad de los sistemas y falta de integración.⁶

Se ha demostrado que mantener las nóminas internamente sale caro y no es práctico. Además, los empleados acaban sobrecargados, pues tratan de mantener la conformidad normativa, mientras garantizan la continuidad del negocio, la seguridad de los datos y las actualizaciones frecuentes del sistema con proveedores ajenos.

Al pasar a la nube, asegúrate de elegir un proveedor serio, como ADP, capaz de suministrar una solución a medida diseñada para adaptarse al nivel de apoyo que precisa tu empresa.

El paso a la nube nos ha aportado más flexibilidad gracias a que el sistema se puede ampliar o reducir en función de las necesidades de la empresa, sin tener que realizar grandes esfuerzos para aumentar la capacidad de la nube.

Steve Drury, Responsable del servicio de pagos, Cargill ⁷

¿Riesgo o protección?

Migrar las nóminas a un proveedor competente que se tome en serio la seguridad es absolutamente fundamental. La seguridad se integra automáticamente en el software de nóminas de ADP, por lo que cumplir con las obligaciones de conformidad normativa deja de darte dolores de cabeza. Estas son otras funciones de seguridad que debes buscar en el proveedor que elijas:

• Especialistas en seguridad, riesgos y privacidad exclusivos dispuestos a ayudarte para proteger las operaciones de los clientes
• Asistencia para una protección avanzada ininterrumpida desde varios centros de respuesta para incidentes críticos, los 365 días del año
• Supervisión constante de los datos a cargo de especialistas en caso de actividades sospechosas
• Parches de seguridad cada trimestre para software en la nube

¿Caro o barato?

Las soluciones de nóminas en la nube exigen una inversión inicial, aunque a largo plazo salen más rentables que las opciones internas. La migración de las nóminas podría reportar notables dividendos más rápidamente. Así pues, si te estás planteando dar o no el paso, considera los aspectos siguientes:

• Las empresas que pasan de una solución interna a una en la nube de ADP han conseguido ahorrar entre un 15 y un  35% ⁸
• Según un estudio de Forrester Consulting  en el que se evalúa el impacto económico total (TEI, por sus siglas en inglés) de ADP Global Payroll, las empresas han logrado recibir un retorno de la inversión del 134 % y lo han amortizado en 12 meses ⁹

A favor de la consolidación

En lugar de varios sistemas de nóminas, la vía más sencilla para ti y tus compañeros de TI podría ser una solución de nómina ampliable. Con un procesamiento de nómina global unificado, tú y la mayoría de tus equipos tendréis una sola visión de los datos de los empleados en todo el mundo. Asegúrate de elegir un proveedor con un servicio personalizable capaz de crecer con tu empresa y que llegue a las zonas donde tú llegas. Otros beneficios de la consolidación pueden ser:

• Rentabilidad de una única nómina global
• Mayor facilidad a la hora de aplicar actualizaciones y parches de seguridad
• Intercambio de datos sin complicaciones entre países sin asistencia de TI para el RGPD
• Integración directa con otros sistemas de Gestión del Capital Humano (GCH)
• Menos riesgos de seguridad en una nómina global en comparación con varios sistemas locales
• Menos dependencia de proveedores externos de RR.HH. y nóminas para los recursos de mantenimiento y formación de implementación

Cómo elegir el proveedor de nóminas adecuado para tus objetivos de TI

Tanto si buscas un nuevo proveedor de nóminas como si estás evaluando los que tienes en la actualidad, trata de plantearte las preguntas siguientes:

• ¿El software de nómina elegido está en la nube?
• ¿El software de nómina elegido ofrece funciones avanzadas de seguridad?
• ¿El proveedor de nómina elegido te ayuda en la implementación?
• ¿El software de nómina elegido permite funciones avanzadas como la automatización de procesos?
• ¿La solución de nómina elegida se integra con el software de GCH?
• ¿La solución de nóminas elegida impulsa tus iniciativas de transformación digital?
• ¿La solución de nómina elegida apoya tus planes de continuidad del negocio?
• ¿La solución de nómina elegida cuenta con todas las funciones que necesitas para transformar los procesos de nóminas y apoyar tus prioridades de TI?

Recuerda que un proveedor serio colaborará contigo para garantizar que todos los miembros del equipo interno, incluidas las partes interesadas de TI, tengan la información y la asistencia necesarias durante todo el proceso de transición hacia una solución de nómina en la nube.