Cómo CCEP implementó las soluciones de ADP Global Payroll.

En CCEP (Coca-Cola European Partners) necesitaban un sistema unificado para la nómina y RR.HH. que les permitiera aprovechar al máximo la potencia de la nómina y estandarizar los procesos en todas las regiones.

Lo que hace especial a la nómina es que tiene carácter local y que no hay reglas establecidas a escala global. Por eso, esta es una de las cosas más importantes que debe ofrecer un proveedor, junto con la capacidad de adaptarse a los cambios constantes en la legislación local. En el mercado actual no hay muchas opciones que, además, ofrezcan estandarización internacional, sistemas y procesos de datos, y métodos de gestión. Ese es el valor añadido de ADP.

Nico Orie, Vicepesidente, Servicios y estrategia de personal y cultura
Coca-Cola European Partners

Caso práctico de ADP: CCEP (Coca-Cola European Partners)

Cómo CCEP implementó las soluciones de ADP Global Payroll de forma totalmente integrada con SAP SuccessFactors para crear un idioma tecnológico unificado y situar a las personas en el centro de sus operaciones.

CCEP disfruta de las ventajas del programa de colaboración con clientes estratégicos de ADP, cuya finalidad es respaldar a los principales clientes de ADP para que logren sus objetivos empresariales.

Introducción

Coca-Cola European Partners (CCEP), empresa productora y distribuidora de The Coca-Cola Company, es la mayor embotelladora de bebidas de Coca-Cola del mundo, con un beneficio para los accionistas de doce mil millones de euros y un resultado bruto de explotación de 1700 millones de euros. Cuenta con 23 000 empleados repartidos por 13 países europeos y gestiona una gran cantidad de datos de RR.HH. y nómina, por lo que la precisión y la puntualidad de esos datos son absolutamente esenciales para que todo funcione a la perfección.

En 2014, antes de trabajar con ADP, se produjo un cambio a nivel mundial que llevó a las organizaciones a aglutinar las tareas administrativas de RR.HH. y a implementar servicios de Gestión del Capital Humano (HCM, por sus siglas en inglés) compartidos.

En CCEP llegaron a la conclusión de que, además de un sistema de RR.HH., también necesitaban un sistema estandarizado para la nómina y RR.HH. que les permitiera aprovechar todo el potencial de la nómina. Habían surgido complicaciones con los procesos y sistemas a lo largo del tiempo y, con la adopción de soluciones de ADP, se conseguía transparencia y la oportunidad de tomar distancia para analizar a fondo los protocolos relacionados con la nómina y pensar cómo podían simplificarse y optimizarse.

En palabras de Nico Orie: «La nómina es una decisión de base totalmente intencionada. Pase lo que pase en una empresa, la nómina tiene que funcionar bien, ser segura y cumplir con la normativa. Si consideras la nómina un mero factor de higiene y no haces ningún cambio, corres el riesgo de que se vuelva en tu contra. Por eso, tuvimos claro que teníamos que tomar la decisión de hacer cambios estructurales en nuestra forma de gestionar la nómina».

Una nueva perspectiva sobre las nóminas

Ahora está más claro que nunca que la nómina es mucho más que un factor de higiene. De hecho, es uno de los objetivos estratégicos de las empresas, especialmente en momentos de cambio y adaptación constantes. El equipo de RR.HH. de CCEP siempre ha tenido clara la importancia de la nómina. Cuando la COVID-19 puso a prueba la nómina a principios de 2020, el equipo se superó y siguió rindiendo, dejando aún más claro lo importante que era que CCEP invirtiera en un sistema sólido y fiable.

Según Orie, en el panorama empresarial global, «la COVID-19 ha sido un enorme toque de atención que ha hecho que se reconozca la importancia de la nómina y de que no es como darle a un botón, sino que detrás hay personas muy especializadas y altamente capacitadas».

Al final, la ventaja competitiva de las organizaciones se reduce a su mejor activo, el talento, así que no se pueden permitir perderlo. En palabras de Orie: «En las empresas, el sonido del silencio es el sonido del éxito. Si algo sale mal con la nómina, tiene un efecto inmediato en la motivación de los empleados de primera línea, lo que a su vez afecta a su compromiso y puede influir en los resultados. Por eso es tan importante que esté siempre bien y a tiempo».

Los retos

Antes de colaborar con ADP, en CCEP se encontraban en la misma situación que muchas grandes multinacionales, es decir, con multitud de soluciones dispersas de nómina y RR.HH. de distintos proveedores que se habían acumulado a lo largo del tiempo. Con soluciones tanto internas como externas, se enfrentaban al desafío de estandarizar los procesos en todas las regiones para conseguir una gestión de la nómina más efectiva. Y es que no importa lo extensa que sea una región o el número de empleados que tenga, cada una debe contar con un sistema de nómina adaptado a sus requisitos legislativos y normativos únicos y, a la vez, encajar en los sistemas interregionales.

La necesidad de adoptar un enfoque estandarizado era evidente, tanto por un tema de eficiencia como para mejorar la gestión y la responsabilidad. Cada región trabajaba de forma independiente y con distintos sistemas, así que estaba claro que había que crear un «idioma» unificado y compartido para la nómina, con el que RR.HH. y los profesionales pudieran comunicarse. Era imprescindible dejar de considerar a la nómina un factor de higiene y verla como motor de la eficiencia, la estandarización de datos y el control de la empresa.

La solución

Al adoptar la solución ADP Global Payroll, que incluye una integración mejorada con los procesos centrales de RR.HH. en SuccessFactors, CCEP obtuvo una visión estandarizada y común de la nómina. Además, optimizó los conjuntos de datos, los procesos y la forma de trabajar en 13 países distintos para poder vincular sin problemas ADP Global Payroll y el sistema central de RR.HH. de CCEP. Tomar la decisión de trabajar con ADP para adoptar prácticas globales estándar fue relativamente sencillo. Lo que complicó el proceso fue tener en cuenta las particularidades de cada región. Cada país tenía su propio sistema fiscal, normativas locales que cambiaban a gran velocidad y obligaciones tributarias distintas, así que la experiencia de ADP en conformidad normativa regional y estandarización global fue fundamental para transformar la forma en que CCEP procesaba la nómina. La experiencia única de ADP para pasar de un enfoque centrado en la nómina a la integración en los procesos centrales de RR.HH. aportó las ventajas de un proceso integral sencillo.

En el caso de CCEP, los objetivos de un sistema de nómina global estandarizado consistían en reducir riesgos y preparar a la empresa para el futuro. Esta es una decisión esencialmente estratégica para crear una plataforma a largo plazo que permita ofrecer un servicio de nómina efectivo. Cambiar de proveedor de nómina es una tarea enorme que tiene un coste importante. Por eso había que hacerlo bien a la primera y crear un sistema que pudiera adaptarse más adelante.

Los resultados

Para Orie, las principales ventajas de la implementación de ADP eran su estabilidad sin igual, sus conocimientos sobre la nómina y que se trataba de una solución realmente global:

ADP tiene el tamaño y la capacidad para innovar, resistir y crecer. Recuerdo que hablé con nuestro partner para clientes de ADP esa primera semana de marzo de 2020 con la preocupación de lo que podía pasar si todo el equipo de nómina se contagiaba de coronavirus. Me planteó alternativas pensadas hasta el más mínimo detalle. Eso me demostró que ADP es un partner potente y pude asegurar al equipo directivo que estábamos en buenas manos.

La adopción de las soluciones de ADP creó un lenguaje común para la nómina en los diferentes países. Esto, a su vez, impulsó la colaboración y la integración internas, lo que facilitó al equipo internacional la toma de decisiones más inteligentes y aprovechar las capacidades internas. A diferencia de los sistemas internos dispersos, un sistema estandarizado aporta más flexibilidad y la agilidad necesaria para adaptarse a los cambios constantes en el sector de la nómina y a nivel global.

Con un sistema de nómina global integrado en los procesos centrales de RR.HH., CCEP pudo gestionar no solo los cambios del sector de la nómina, sino también los que se producían a nivel interno en la empresa. Utilizar una arquitectura de la tecnología sencilla pero potente es una sólida base que facilita la gestión de los cambios internos de la organización.

Uno de los resultados más inmediatos al estandarizar los sistemas de nómina y RR.HH. es la obtención de información. Disponer de una sola fuente de datos permite analizar la información de forma más precisa y útil, además de obtener una imagen más completa de la empresa y detectar temas y tendencias a lo largo del tiempo y entre regiones.

La infraestructura digital es un factor importante de la visión de CCEP, ya que los modelos de negocio van cambiando de acuerdo con las nuevas capacidades de datos en áreas como la experiencia de los empleados e incluso la inteligencia artificial. Ahora, Orie tiene en mente disponer de datos valiosos sobre nómina y RR.HH. para personalizar aún más la implicación y el desarrollo profesional de los empleados.

La COVID-19 ha acelerado el pensamiento y la acción estratégicos, y una parte importante tiene que ver con la resiliencia. Esta no es la única crisis a la que nos enfrentaremos; por eso son tan importantes la resiliencia, el bienestar y el desarrollo de habilidades. Es fundamental crear una cultura preparada para el futuro, que tenga mentalidad de crecimiento y que esté abierta al cambio. La base de todo esto es la experiencia de los empleados. Por eso, si disponemos de la tecnología adecuada (como la de ADP) estaremos en una mejor posición para situar a las personas en el centro y, a partir de ahí, crear la experiencia en la empresa. Si la nómina no es correcta o se retrasa, los planes o las estrategias culturales de la empresa no darán resultado.

Adoptar una solución de nómina global es el eje de la transformación digital y el éxito de una empresa. En el caso de CCEP, el sistema de nómina unificado permitió alcanzar objetivos estratégicos, centrarse en el negocio principal y reducir la carga administrativa mediante la optimización de los procesos.