Al igual que muchos directivos, es probable que quieras reducir los costes en tu organización. Hoy en día, las empresas ya no pueden permitirse el lujo de ignorar las nóminas, especialmente si pretenden expandirse internacionalmente, un proceso que implica controlar al máximo los distintos costes que conlleva.
« Tras la pandemia de COVID-19, el 66% de los responsables de la toma de decisiones optó por dar prioridad a la optimización de los costes, mientras que el 34% priorizó la eficiencia operativa ».1
Por término medio, las nóminas suponen entre el 50 y el 60% de los gastos de una empresa.2 Estos costes son inevitables, pero a escala global se pueden tomar medidas para controlarlos y optimizarlos.
Rastrea y mide los costes con precisión
Los costes de nómina dependen de varios factores, como el tamaño de tu empresa, tu modelo de nómina y los países en los que se encuentran tus empleados.
Si sigues procesando tu nómina internamente, estos costes incluyen:
- Compra de licencias de software
- Instalación de hardware y software
- Recursos continuos para mantener y actualizar la infraestructura de nóminas in situ
Si has optado por un sistema basado en la nube (o software como servicio), estos costes suelen incluir:
- El coste de implantación del nuevo software de nóminas: hay que pagar una cuota inicial fija basada en el número de empleados, las regiones en las que se encuentran y la complejidad de tu entorno de nóminas existente. También hay que tener en cuenta los esfuerzos internos de los equipos de nóminas, gestión de proyectos, recursos humanos e informática para implantar la solución.
- Las cuotas anuales y continuas que debe pagar a tu proveedor de nóminas, normalmente basadas en el número de empleados y el nivel de servicio elegido.
A pesar de la inversión inicial necesaria, pasar de una solución de software gestionada internamente (conocida como "On-Premise") a una solución de nóminas basada en la nube o SaaS, subcontratada parcial o totalmente a ADP, puede ahorrar a las empresas una media del 15-35%.3
Cuantificar los costes de la nómina
El estudio Total Economic ImpactTM of ADP Global Payroll , realizado por Forrester y encargado por ADP, identifica los ahorros medibles que se pueden conseguir invirtiendo en ADP Global Payroll:
1) Costes de cumplimiento evitados
A medida que la legislación laboral local se hace más estricta, también conlleva más costes cumplirla, al igual que las multas por incumplimiento. Cada región tiene tus propios requisitos y procedimientos fiscales, de seguros y de pensiones, así como los propios procedimientos bancarios. Si tienes personal interno dedicado a supervisar y analizar la evolución de la legislación, asegúrate de que sus registros se mantienen actualizados y de que tus sistemas de recursos humanos y de nóminas cumplen la normativa. Los costes asociados al incumplimiento pueden ser rápidamente insostenibles.
Si subcontratas el cumplimiento de la normativa a un único proveedor de nóminas internacionales, es decir, uno que se encargue de las nóminas en todos los países en los que opera, puedes conseguir un ahorro considerable al evitar las sanciones por incumplimiento.
2) Costes directos evitados
Como señala Forrester, las empresas que abandonan sus sistemas de nóminas heredados para invertir en una solución global de nóminas evitan los múltiples costes de licencia y mantenimiento de sus soluciones heredadas.
Al adoptar una plataforma global de nóminas, también se evitan otros costes directos, como el tiempo que le lleva a tu equipo introducir manualmente los datos de los empleados y responder a las solicitudes de estos (el 61% de los encuestados en "El potencial de la nómina: encuesta global de nóminas 2021" de ADP afirmó que su equipo de nóminas recibe demasiadas solicitudes para atenderlas). También se ahorra el coste de imprimir las nóminas.4
3) Eliminar los errores en las nóminas
Los errores en las nóminas o los retrasos en los pagos tienen un impacto significativo en la moral de los empleados. Al impedir que algunos empleados paguen sus facturas a tiempo, pueden incluso hacer que busquen una nueva empresa.
Por desgracia, las empresas no parecen estar dispuestas a abordar este problema de frente. Según la encuesta "People at Work 2022: Workforce View" del ADP Research Institute, el número de empleados que dicen estar "siempre en movimiento" está aumentando.
4) Mejora de la eficiencia de los procesos de nómina
Si tu sistema de nómina no está integrado con tu plataforma de gestión de recursos humanos o si utilizas varios sistemas y servicios de nómina en silos en diferentes países, tus equipos de nómina y recursos humanos pierden tiempo obteniendo y validando datos de múltiples fuentes. Todo ese tiempo dedicado a administrar procesos tediosos e ingresar datos manualmente agrega gastos generales que tu función de nómina podría prescindir.
Hazte la siguiente pregunta: ¿cuánto tiempo pierdes corrigiendo errores generados durante el último ciclo de nómina? Una plataforma de nómina internacional ofrece varias ventajas financieras, por un lado, al automatizar las tareas relacionadas con la nómina y, por otro lado, al permitir que los empleados se concentren en actividades con mayor valor agregado.
5) Eficacia de los informes de nómina
Muchas empresas con un modelo de nómina fragmentado pasan mucho tiempo investigando la información de nómina precisa y consistente necesaria para responder preguntas básicas (por ejemplo, "¿en qué países tenemos la nómina más grande?"). Para evitar este problema, la solución consiste en consolidar los informes y permitir un acceso simplificado a datos de nómina confiables en todos los países. Esto permite obtener una mejor visibilidad sobre los costes y así identificar las palancas de productividad y ganar en eficiencia. Además, reducir el tiempo que lleva crear informes permitirá a tus empleados concentrarse en tareas más estratégicas. Finalmente, el acceso a los datos disponibles en tiempo real le ayudará a ganar flexibilidad.
El 97 % de los encuestados considera que los datos de nómina son una parte importante de las estrategias de optimización de costes y el 87 % lo considera fundamental para las estrategias de crecimiento.
Costes ocultos: más difíciles de cuantificar, pero que no deben pasarse por alto
Aunque son menos visibles, son importantes: los “costes ocultos” de la nómina suelen ser más altos que los costesvisibles.
Las empresas tienden a subestimar las ganancias de productividad que podrían lograr al analizar y evitar los costes ocultos. Y por causa, los procesos de nómina suelen involucrar a muchos departamentos (RRHH, Finanzas, TI, etc.) e incluyen lo siguiente:
- Integración, formación, renovación de equipos de nómina.
- Costes relacionados con el mantenimiento del sistema, la confiabilidad y las interfaces (creación de integraciones de API con software de recursos humanos y otros).
- Recopilación manual de información para la nómina o importación manual de los cálculos previos necesarios para la gestión de la nómina.
- Fluctuaciones de divisas y tasas de conversión. Según Forrester Consulting, las empresas pueden obtener rentabilidad evitando las conversiones de moneda. Un entrevistado nos dijo: “Podemos ahorrar dinero en las remesas al evitar la tarifa del 10 % que cobraba nuestro antiguo proveedor de nómina. »6
Finalmente, considera el coste de oportunidad cuando tu negocio se expande a un nuevo mercado pero tu solución de nómina no es lo suficientemente flexible para integrarse rápidamente. Este coste es particularmente difícil de cuantificar, pero no debe olvidarse al prepararse para el desarrollo internacional. 5
Una solución sencilla para reducir los costes de nómina
La mejor solución para reducir tus costes de nómina es, sin duda, externalizar la gestión de nómina. Para la mayoría de las empresas, la nómina no es una actividad central o estratégica. Por lo tanto, tiene sentido confiar esta tarea a profesionales con la experiencia y la infraestructura para manejarla.
La externalización de la nómina permite pasar de una estructura de costes fijos a una estructura variable, adaptada a tu organización y su evolución, en función del número de empleados y las regiones en las que está establecida la empresa. En caso de que tu negocio se expanda a nuevos países, no tiene que contratar nuevos recursos de recursos humanos que tengan estas habilidades.
En caso de oposición interna (por ejemplo, de los gerentes de recursos humanos o finanzas regionales o locales), alienta a tu comité de gestión a probar la subcontratación de nómina cuando se establezca en un nuevo país o región. Esto te permitirá analizar fácilmente los beneficios de este enfoque, lo que le ayudará a convencer a las partes interesadas de toda la empresa.
En última instancia, la pregunta clave puede no ser cuánto le cuesta la nómina, sino cuánto podría ahorrarse. Para profundizar en el tema y conocer las ventajas que una solución de nómina multipaís puede aportarte según el tamaño de tu empresa, descubre nuestra guía " Nómina multipaís, ¿una solución accesible para todas las empresas?" » .
1. CIO Dive: Las prioridades tecnológicas empresariales de 2020 (Copyright
© Industry Dive o sus licenciantes)
2. Deloitte, ¿Gasto laboral o sobregasto? 2017
3. ADP, Nómina desconectada, 2019
4.
Instituto de Investigación ADP, People at Work 2022: El estudio de la
vista de la fuerza laboral
5.
ADP,
Potencial de nómina: Encuesta global de nómina 2021
6. Estudio “
The Total Economic Impact™ of ADP Global Payroll ”, realizado por
Forrester y encargado por ADP
