Al igual que muchos directivos de RR. HH. o de finanzas, es probable que estés bajo la presión de reducir los costes operativos en todos los ámbitos de tu empresa, por ejemplo, el gasto salarial y la función de nómina global. Se ha hecho más urgente optimizar los costes, ya que los directivos se han enfrentado a costosas ineficiencias que amenazan la continuidad del negocio a largo plazo en toda la organización. En resumidas cuentas, las empresas ya no pueden permitirse el lujo de ignorar la nómina, sobre todo si se están preparando para la expansión internacional, donde la atención se centra en mantener los gastos operativos bajos.
Se estima que el mayor coste para cualquier empresa es el salario. El coste de mano de obra es inevitable, aunque hay formas creativas de reducirlo (la semana laboral de 20 horas, la contratación de trabajadores temporales o la reducción de las frecuencias de pago son solo algunos ejemplos que las empresas están considerando). Sin embargo, en lo que respecta a la función de nómina global, hay una serie de medidas para hacerla rentable.
Conocer el coste
Lo que te cueste gestionar la nómina variará en función del tamaño de tu empresa, del modelo operativo de la nómina y de los países en los que tengas empleados, entre otros factores.
Si sigues gestionando la nómina internamente, estos serán algunos de los costes:
- Compra de licencias de software
- Instalación de hardware y software
- Recursos continuos para mantener y renovar la infraestructura de nómina en la empresa
Si has optado por un sistema en la nube (software como servicio, o SaaS), estos serán habitualmente los costes:
- Gastos de implementación del nuevo software de nóminas. Pagarás una cuota inicial fija, en función del número de empleados que tengas, las regiones y la complejidad del entorno de nómina antiguo. También deberás tener en cuenta el esfuerzo interno necesario para la implementación (por parte de los equipos de nómina, RR.HH., TI y gestión de proyectos).
- Pagos anuales y continuos a tu proveedor de servicios de nóminas, normalmente basados en el número de empleados y en el nivel de servicio contratado.
Si bien existe una inversión inicial, pasar de servicios de nómina locales a servicios de nómina parcial o totalmente externalizados basados en la nube puede ahorrarles a las empresas dinero, tiempo y recursos.
Según un estudio reciente, la eficiencia de costes es un factor comercial clave que influye en las transformaciones de la nómina global1.
Costes cuantificables de la nómina
En el estudio «Total Economic ImpactTM de ADP Global Payroll», que Forrester ha llevado a cabo por encargo de ADP2, los investigadores han identificado los ahorros de costes cuantificables de invertir en ADP Global Payroll en las siguientes áreas clave:
- Ahorro en los costes de conformidad normativa
La legislación laboral local es cada vez más compleja, y el coste de garantizar que tu empresa cumpla con ella en todo el mundo aumenta (al igual que las multas en caso de incumplimiento). Cada región tiene sus propios requisitos fiscales, de seguros y de pensiones, procesos normativos y procedimientos bancarios. Si en tu empresa tienes empleados que supervisan y analizan los matices de los cambios legislativos, debes asegurarte de que los registros estén al día y de que tus sistemas de nóminas y de RR.HH. cumplan con la normativa, ya que los costes asociados pueden volverse desorbitantes rápidamente.
Externalizar la supervisión de la conformidad normativa a un proveedor de nómina global supone un importante ahorro de costes, tanto en términos de personal jurídico interno como por la capacidad de evitar las sanciones por incumplimiento. - Ahorro en los costes directos
Como señala Forrester, cuando las empresas abandonan su sistema de nómina antiguo e invierten en una solución de nómina global, evitan los costes de licencia y mantenimiento de la solución antigua.
Otros costes directos que desaparecen al adoptar una plataforma de nómina global son el tiempo que normalmente le llevaría a tu equipo introducir manualmente los datos de los empleados y responder a sus consultas. También te ahorrarás el coste de imprimir nóminas y los costes de transferencia bancaria para abonar los sueldos en las cuentas de los empleados. - Prevención de errores en las nóminas
Los errores en el pago a los empleados, como los pagos insuficientes o fuera de plazo, tienen un gran impacto en la moral del personal, e incluso pueden impedir que los trabajadores paguen sus facturas a tiempo y hacer que sea más probable que empiecen a buscar otra empresa.
Según el estudio de ADP Research Institute, People at Work 2024: Un estudio de Global Workforce View al preguntar a los trabajadores “¿Con qué frecuencia le pagan incorrectamente?”, el 40% a nivel mundial respondió “a veces, a menudo o siempre.3
El coste de la rotación de empleados, en términos de contratación y de onboarding, puede ser considerable. Aunque solo consigas una mejora muy modesta en la retención de empleados, obtendrás beneficios significativos en términos de reducción de los costes de contratación y formación de nuevo personal. Al introducir un sistema de nómina global unificado que elimine los errores en los salarios de los trabajadores, ahorrarás el tiempo dedicado a rectificar errores y, además, reducirás la rotación de empleados. - Mejoras en la eficiencia del proceso de gestión de nóminas
Si tu sistema de nómina no está integrado con tus plataformas de gestión de RR.HH. o si tienes varios sistemas y servicios de nómina desvinculados en diferentes países, es probable que tu personal pierda tiempo teniendo que obtener y verificar datos de múltiples fuentes. Todo este tiempo que tu equipo dedica a procesos farragosos, a la introducción manual de datos y a tareas duplicadas hace que tu función de nómina sea más cara de lo necesario.
Hazte esta pregunta: ¿Cuánto tiempo pierdes corrigiendo errores del ciclo de pago anterior? Una plataforma de nómina global tendrá ventajas financieras, con la automatización de las tareas de nómina y la reasignación del trabajo de los empleados hacia actividades que generen más valor. - Eficiencia en los informes sobre nóminas
Muchas empresas con un modelo de nómina fragmentado pierden tiempo tratando de encontrar la información cohesionada y precisa que necesitan sobre la nómina para responder a preguntas básicas sobre la plantilla, como en qué países es más elevado el gasto salarial. La solución pasa por consolidar los informes y el análisis para acceder fácilmente a datos globales fiables sobre la nómina. Esto revelará los gastos, lo que a su vez te servirá para ganar eficiencia y reducir el tiempo necesario para la elaboración de informes, liberando tiempo del personal para actividades más estratégicas. Además, tendrás una mayor agilidad al disponer de estos datos, lo que permitirá al equipo directivo tomar decisiones más rápidamente con la información más actualizada y de gran calidad.
45% de los directivos les gustaría que su equipo de nóminas dedicara más tiempo a generar informes sobre actividades1.
Costes ocultos: son más difíciles de cuantificar, pero no hay que ignorarlos
Son menos visibles, pero no por ello dejan de tener impacto. De hecho, los costes «ocultos» del procesamiento de la nómina superan a los visibles la mayoría de las veces.
Habitualmente, las empresas no aprovechan lo suficiente las mejoras de productividad que se obtienen al analizar y reducir los costes ocultos. Esto se debe a que en los procesos de nómina suelen participar los departamentos de RR.HH., finanzas, TI y otros, e incluyen:
- Onboarding, formación y sustitución de los profesionales de nómina.
- Coste de mantenimiento, fiabilidad e interfaz de sistemas (creación de integraciones de API con el software de RR.HH. y otro software empresarial).
- Recopilación manual de información de los empleados para la nómina o importación manual de algunos de los cálculos previos necesarios para procesar la nómina.
- Fluctuaciones monetarias y costes de cambio de divisas.
Por último, piensa también en el coste de oportunidad cuando tu empresa se expande a un nuevo mercado sin la flexibilidad de la nómina para integrarlo rápidamente. Este coste es más difícil de precisar, pero aun así hay que sopesarlo en el momento de preparar una mayor expansión internacional.
La solución sencilla para la eficiencia de los costes de la nómina
Externalizar el procesamiento de la nómina es lo que puede conseguir mayor impacto para reducir los costes. Para la mayoría de las empresas, el procesamiento de la nómina no es una actividad central ni que genere beneficios, por lo que tiene sentido confiar esa tarea a profesionales de nómina con la experiencia y la infraestructura necesarias para llevarla a cabo.
La externalización hace que el coste de la administración de la nómina pase de ser un coste fijo a uno variable, en función del número de empleados y de las ubicaciones de la empresa. A medida que contrates a más personal en nuevas zonas geográficas, ya dispondrás de una infraestructura de nómina global que podrá adaptarse para respaldar tu crecimiento, por lo que no tendrás que gastar en aumentar el número de empleados de RR.HH. ni en la adquisición de talento.
Si te encuentras con resistencia interna (por ejemplo, por parte de directivos de finanzas o de RR.HH. a nivel regional o nacional), anima al consejo de administración a probar la externalización de la nómina cuando la empresa se expanda a un nuevo país o región. De este modo, podrás ver e informar sobre los beneficios reales, lo que hará más fácil que te ganes el visto bueno de toda la empresa más adelante.
Teniendo en cuenta todo esto, quizá la cuestión clave no sea cuánto cuesta la nómina, sino cuánto podría ahorrar a tu empresa. Para seguir profundizando en el tema de la eficiencia de los costes de nómina, descarga «Desmontando el mito de que la nómina global es demasiado costosa para países con una plantilla pequeña».
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2 The Total Economic Impact™ Of ADP Global Payroll Study 2023, conducted by Forrester, commissioned by ADP
3 ADP Research Institute’s People at Work 2024: A Global Workforce View
